Όσον αφορά τη διαχείριση και την οργάνωση του χρόνου, η μήτρα Eisenhower είναι ένα βασικό και εύχρηστο εργαλείο. Τα τετράγωνα του διευκολύνουν την υποστήριξη λήψης αποφάσεων για την ιεράρχηση των καθηκόντων. Μάθετε ποιοι είναι οι τομείς εφαρμογής και πώς να τον χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά.
Παρουσίαση της μεθόδου
Πολλές μέθοδοι, πριν χρησιμοποιηθούν από τους διαχειριστές, ήταν εργαλεία στρατιωτικής στρατηγικής. Αυτό συμβαίνει με αυτή τη μήτρα που φαντάστηκε ο Dwight David Eisenhower.
Εκτός από τον 34ο πρόεδρο των ΗΠΑ, ο Ike του παρατσούκλι του, ήταν πρωταθλητής όλων των κατηγοριών όσον αφορά την παραγωγικότητα. Και αυτό, σε διάφορους τομείς. Το μυστικό του; Ένα εργαλείο - μια μήτρα ακριβέστερα - που επιτρέπει την ιεράρχηση προτεραιοτήτων εύκολα και αποτελεσματικά σύμφωνα με δύο άξονες: Σημασία και Επείγον. Αυτό σας επιτρέπει να σχεδιάσετε 4 διαφορετικά τεταρτημόρια:
- Τεταρτημόριο 1 : σημαντικά και επείγοντα καθήκοντα,
- Τεταρτημόριο 2 : σημαντικά καθήκοντα, αλλά όχι επείγοντα,
- Τεταρτημόριο 3 : ασήμαντα αλλά επείγοντα καθήκοντα,
- Τεταρτημόριο 4 : Μη σημαντικές και μη επείγουσες εργασίες.
Ο επείγων επιλογέας + / σημασία + είναι φυσικά η κορυφαία προτεραιότητα όσον αφορά τη θεραπεία. Καθήκοντα που δεν είναι ούτε επείγοντα ούτε σημαντικά δεν εμπίπτουν στους στόχους προτεραιότητας. Μπορούν ακόμη και να εγκαταλειφθούν εάν είναι πραγματικά περιττά.
Περιοχές εφαρμογής
Αυτή η γνωστή κατάταξη ισχύει σε πολλούς τομείς, τόσο στην επαγγελματική όσο και στην ιδιωτική ζωή:
- διαχείριση του χρόνου,
- οργάνωση του έργου του,
- ιεράρχηση προτεραιοτήτων,
- λήψη αποφάσης ,
- αντιπροσωπεία σε τρίτο μέρος …
Ενδιαφέροντα και όρια
Αυτή η μέθοδος έχει το πλεονέκτημα να εξετάσει την ιεράρχηση των ενεργειών του και να κάνει ένα βήμα πίσω σε σύγκριση με το τελευταίο.
Ωστόσο, η απλότητα που εμφανίζεται με την πρώτη ματιά είναι κάπως μια πλάνη. Πράγματι, είναι συχνά αναγωγικό να ταξινομηθούν τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεστούν σε αυτούς τους 2 άξονες. Επιπλέον, η υποκειμενική πλευρά της κρίσης μας μπορεί γρήγορα να αποτελέσει τροχοπέδη όταν οι εργασίες δεν έχουν συγκεκριμένη προθεσμία ή όταν πρόκειται για τον προσδιορισμό της σημασίας ή μη μιας δράσης που πρέπει να εκτελεστεί.
Έτσι, αυτός ο πίνακας είναι το σημείο εισόδου για μια ανάλυση, στόχος της οποίας για τον διευθυντή είναι συγκεκριμένα να καθορίσει τα καθήκοντα που θα ανατεθούν. Ανάλογα με τον διαθέσιμο χρόνο και τον βαθμό σπουδαιότητας της δράσης που πρέπει να αναληφθεί, μπορεί να αποφασίσει για τα μέρη που μπορεί να αναθέσει σε έναν ή περισσότερους συνεργάτες. Ο στόχος είναι να διατηρηθεί ο έλεγχος του φόρτου εργασίας του και να χρησιμοποιηθεί με σύνεση η προστιθέμενη αξία του.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μήτρα Eisenhower;
Οι 2 άξονες - σημασία και επείγοντα - καθιστούν δυνατό τον καθορισμό 4 τεταρτημόρων το καθένα καθορίζοντας τον χαρακτήρα των στοιχείων που περιλαμβάνει σύμφωνα με αυτά τα 2 κριτήρια.
Η σημασία αναφέρεται στις εργασίες που σας κάνουν να προχωράτε. Βασίζεται στον αντίκτυπο του τελευταίου σε άλλα στοιχεία, αλλά και στην προστιθέμενη αξία που φέρνει η υλοποίησή του.
Το επείγον αναφέρεται σε εργασίες που απαιτούν την άμεση προσοχή σας και βασίζεται στον χρόνο που απαιτείται για τη συμπλήρωση των τελευταίων καθώς και στις προθεσμίες τους. Μερικές φορές είναι δύσκολο να καθοριστεί εάν ένα στοιχείο είναι επείγον ή όχι, καθώς συχνά εξαρτάται από εξωτερικούς παράγοντες. Επιπλέον, είναι πολύ υποκειμενικό: ο βαθμός του επείγοντος θα ποικίλλει από το ένα άτομο στο άλλο ανάλογα με το πώς αισθάνεται για το συγκεκριμένο έργο, που συνδέεται με την κατάσταση του άγχους, τις δεξιότητές του, την εμπειρία του, τον τρόπο λειτουργίας του κ.λπ.
Έτσι, για να γεμίσετε αποτελεσματικά τη μήτρα, είναι απαραίτητο να είναι αντικειμενικά και βασίζονται σε πραγματικά και συγκεκριμένα στοιχεία στο μέτρο του δυνατού.
Να σημειωθεί ότι η σημασία υπερισχύει του επείγοντος.
Τεταρτημόριο 1: σημαντικά και επείγοντα καθήκοντα
Λίστα εδώ:
- εργασίες που απαιτούν εξαιρετικά γρήγορη προσοχή και δράση - ακόμη και αμέσως,
- ο στοιχεία που έχουν αντίκτυπο στους στόχους σας ,
- ο αντικείμενα που έχουν άμεσες συνέπειες στην πρόοδο ενός έργου ,
- ένα Πρόβλημα προς επίλυση επειγόντως - σύγκρουση, κρίση κ.λπ. -
- ο σημαντικές κλήσεις / μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να αντιμετωπιστούν γρήγορα …
Κάποιες εργασίες βρίσκονται εδώ επειδή δεν προγραμματίζονται αποτελεσματικά. Αυτό μπορεί να ισχύει για την παραγωγή μιας αναφοράς ή μιας έκθεσης που έχετε αναφέρει συνεχώς - η οποία θα είχε αρχικά τοποθετηθεί στο τεταρτημόριο 2 ή 3 ανάλογα με την περίπτωση - και της οποίας η προθεσμία και η σημασία δεν σας αφήνουν άλλη επιλογή παρά να την κάνετε προτεραιότητα στο εξής, για τη θέση στο τεταρτημόριο 1.
Τεταρτημόριο 2: σημαντικές αλλά όχι επείγουσες εργασίες
Αυτό το μέρος αφορά σημαντικά καθήκοντα, αλλά για τα οποία ο βαθμός επείγουσας ανάγκης είναι χαμηλότερος από εκείνους που τοποθετούνται στο τεταρτημόριο 1. Επομένως, πρέπει να εισαχθούν τα ακόλουθα:
- αποστολές που δεν έχουν δεν έχει λήξει ημερομηνία λήξης, αλλά έχουν ορισμένο βαθμό σπουδαιότητας για εσάς, την ομάδα σας, την επιχείρησή σας κ.λπ.
- ο στοιχεία που πρέπει να σχεδιαστούν τις επόμενες εβδομάδες,
- στιγμές αφιερωμένες σε στρατηγικό ρολόι ,
- ο' ανάπτυξη σχεδίου δράσης , μια εργασία,
- ο εκπαίδευση , προπόνηση …
Τετάρτο 3: ασήμαντα αλλά επείγοντα καθήκοντα
Ακολουθούν τα "ενοχλητικά" στοιχεία που απαιτούν άμεση προσοχή, αλλά δεν έχουν πραγματικό αντίκτυπο στη δουλειά μας, όπως:
- η θεραπεία του κάποια τηλεφωνήματα, email, μηνύματα διάφορος,
- ο αίτημα από υπαλλήλους / συναδέλφους / παρόχους υπηρεσιών χρειάζονται επείγουσες πληροφορίες, συμβουλές, χέρι βοήθειας,
- ο εργασίες που είναι σημαντικές για τους άλλους, αλλά όχι σημαντικές για εσάς και την πρόοδο της δουλειάς σας,
- ο στοιχεία που μπορείτε να αναθέσετε σε τρίτο μέρος …
Τεταρτημόριο 4: καθήκοντα ούτε σημαντικά ούτε επείγοντα
Αυτό το τελευταίο κουτί αφορά όλα τα παρασιτικά και άχρηστα στοιχεία που πρέπει να εγκαταλείψετε για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα:
- κακές συνήθειες μη παραγωγικός,
- αποσπάσεις της προσοχής σας εμποδίζει να προχωρήσετε αποτελεσματικά (σερφάρετε στο διαδίκτυο, ανεπιθύμητες ειδοποιήσεις κ.λπ.),
- δισταγμούς χρονοβόρα και καταβροχθίζοντας θετική ενέργεια,
- ο μηρυκαστικά σε αυτό που δεν έχεις έλεγχο …
Συνοψίζοντας, ο πίνακας Eisenhower δεν είναι σίγουρα τέλειος και τελικά σχετικά δύσκολος στη χρήση με αποτελεσματικό και σχετικό τρόπο, αλλά έχει το πλεονέκτημα της εφαρμογής του ένα ενδιαφέρον βήμα πίσω όσον αφορά τη διαχείριση του πολυτιμότερου αγαθού μας: του χρόνου καθώς και της επίγνωσης της κατάστασης του άγχους μας και του τρόπου μας για να αντιληφθούμε το επείγον - μερικές φορές αρκετά σχετικό.
Αυτό το αρχείο αναφέρεται στα: Διαχείριση χρόνου: αποδοτικότητα, παραγωγικότητα και γαλήνη - Λήψη αποφάσεων: διαδικασίες και παγίδες προς αποφυγή
