Στα επαγγέλματα ανθρώπινου δυναμικού, οι προσεγγίσεις εξελίσσονται. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός επηρεάζει όλους, είτε στην προσωπική είτε στην επαγγελματική μας ζωή.
Το HR δεν βρίσκεται στο περιθώριο αφού το 80% των τμημάτων HR υποδεικνύει ότι η λειτουργία τους επηρεάζεται από ψηφιακά έργα.
Για να παραμείνετε παραγωγικοί μπροστά στη μάζα των προς επεξεργασία δεδομένων, είναι απαραίτητος ο εξοπλισμός για αυτοματοποίηση διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού και αποϋλοποίηση χιλιάδων αρχείων.
Οι πιο χρονοβόρες εργασίες για μηχανοργάνωση όταν χειρίζεστε χειροκίνητα με αρχεία (Excel, Word, e-mail ή χαρτί) είναι, χωρίς αμφιβολία, οι ετήσιες συνεντεύξεις αξιολόγησης.
Ποια είναι όμως τα οφέλη της μηχανογραφικής συνέντευξης αξιολόγησης; Πώς να επισημοποιήσετε τη συνέντευξη αξιολόγησης με ένα εργαλείο HRIS; Πώς να χρησιμοποιήσετε τα αποτελέσματα της αξιολόγησης στη συνολική διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού;
Δώστε φως στους διαφορετικούς τύπους συνεντεύξεων
Ετήσια συνέντευξη αξιολόγησης (ΕΑΕ), ατομική συνέντευξη αξιολόγησης, συνέντευξη επιδόσεων … πολλά ονόματα, μερικές φορές συγκεχυμένα, δίνονται σε αυτή τη συνάντηση που δημιουργήθηκε σε 8 από τις 10 εταιρείες.
Συχνά λαμβάνει χώρα στο τέλος του έτους, αλλά μπορεί να οργανωθεί λίγο πολύ συχνά, ή ακόμη και "συνεχώς", ανάλογα με την κουλτούρα της εταιρείας: κάθε 6 μήνες, κάθε χρόνο ή ακόμη και κάθε 2 χρόνια. Στα μάτια του νόμου, δεν είναι υποχρεωτικό (εκτός από την περίπτωση εφαρμογής της σύμβασης ή της συλλογικής σύμβασης). Δεν πρέπει να συγχέεται με την επαγγελματική συνέντευξη, η οποία πρέπει να πραγματοποιείται κάθε 2 χρόνια σε εταιρείες με περισσότερους από 50 εργαζόμενους (βλ. Κώδικα Εργασίας: άρθρο L6315-1).
Μια σημαντική στιγμή στη διαχείριση των ανδρών και των γυναικών της εταιρείας, η ετήσια συνέντευξη επικεντρώνεται κυρίως σε δύο σημεία:
- Αξιολόγηση της εργασίας των εργαζομένων κατά το τελευταίο έτος,
- Καθορισμός στόχων και αποστολών για το επόμενο έτος,
- Αξιολόγηση δεξιοτήτων,
- Συλλογή αναγκών κατάρτισης
Για να κάνετε την αγορά ή την ενοικίαση ενός HRIS κερδοφόρα, μπορείτε να φανταστείτε τη χρήση αυτών των υπηρεσιών για διάφορες άλλες συνεντεύξεις και διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού:
- επαγγελματική συνάντηση,
- συνέντευξη αξιολόγησης,
- συνέντευξη καριέρας,
- συντήρηση στο τέλος της δοκιμαστικής περιόδου ή επανέναρξη δραστηριότητας,
- 360 ° αξιολόγηση,
- συνέντευξη δεξιοτήτων,
- ανασκόπηση προσωπικού …
Λύση για καλύτερη συνεργασία
Μια πλατφόρμα HRIS με πύλη HR φέρνει ένα όραμα της συνέντευξης σε όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς. Τα περισσότερα από τα σημερινά HRMS βρίσκονται σε κατάσταση «αυτοεξυπηρέτησης». Οποιοσδήποτε μπορεί να συνδεθεί, με σύνδεση και κωδικό πρόσβασης, μέσω προγράμματος περιήγησης στο Διαδίκτυο (δεν απαιτείται εγκατάσταση στον υπολογιστή), από οπουδήποτε. Για κάθε ρόλο, τα δικαιώματα πρόσβασής του:
- ο διευθυντής μπορεί να συμπληρώσει τα έντυπα αξιολόγησης για κάθε έναν από τους υπαλλήλους του,
- ο εργαζόμενος μπορεί στη συνέχεια να συμβουλευτεί, να σχολιάσει και να επικυρώσει την ετήσια αξιολόγησή του,
- Το HR έχει μια επισκόπηση της προόδου των εκστρατειών, μπορεί να έχει πρόσβαση στις συνεντεύξεις κάθε υπαλλήλου και κυρίως να αποσπάσει από ολόκληρο τον πληθυσμό από πολύ συγκεκριμένα θέματα: ανάγκες κατάρτισης, επιθυμίες ανάπτυξης …
Συγκεκριμένα, πώς λειτουργεί μια ετήσια καμπάνια συνέντευξης με ένα HRIS;
Υπάρχουν 3 κύρια πλεονεκτήματα στην μηχανογράφηση των ετήσιων συνεντεύξεων σας:
- Συγκεντρώστε, αξιοποιήστε και αρχειοθετήστε πληροφορίες
- Βελτίωση της παρακολούθησης και της συνολικής διαχείρισης δεδομένων για απλοποίηση της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού
- Δημιουργήστε συνδέσμους με άλλες διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού: εκπαίδευση, δεξιότητες, αμοιβές, κινητικότητα κ.λπ.
Πώς λειτουργεί στην πράξη; Κάθε εταιρεία έχει τον δικό της τρόπο χειρισμού συνεντεύξεων, επομένως είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι το λογισμικό HR είναι προσαρμόσιμο στις εργασιακές σας συνήθειες. Κάθε βήμα της συνέντευξής σας πρέπει να μπορεί να ενσωματωθεί στην μηχανογραφημένη φόρμα σας.
Συμβουλευτείτε τους φορείς εκπροσώπησης των εργαζομένων (IRP)
Σε ορισμένες μεγάλες εταιρείες, η ανάπτυξη ετήσιων εκστρατειών ανασκόπησης πρέπει να ζητηθεί από IRP.
Πριν από την εκστρατεία συντήρησης
Ρυθμίστε την καμπάνια συντήρησης
Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας θα απαλλάξει το HR από μια δυσκίνητη και χρονοβόρα εφαρμογή. Χάρη στο HRIS, μια λίστα ελέγχου των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν για τη δημιουργία εκστρατειών θα προσφέρεται αυτόματα στους διάφορους φορείς της επιχείρησης. Για παράδειγμα :
- Επαλήθευση οργανόγραμμα, ορισμός θέσεων
- Ενημέρωση λειτουργιών και δεξιοτήτων
- Ενημέρωση του οδηγού συνέντευξης για διευθυντές και υπαλλήλους
- Ενημέρωση υποστήριξης συντήρησης ανθρώπινου δυναμικού
- Έναρξη της καμπάνιας: ορισμός της περιόδου, του σχετικού πληθυσμού κ.λπ.
Συμπληρώστε τα έντυπα αξιολόγησης
Ο διευθυντής που είναι υπεύθυνος για τις αξιολογήσεις της ομάδας του θα δημιουργήσει την αξιολόγηση στην πλατφόρμα γρήγορα και εύκολα. Παει :
- αξιολογούν τον υπάλληλό τους σύμφωνα με διαφορετικά κριτήρια που οργανώνονται στις φόρμες αξιολόγησης: (επίτευξη στόχων, γνώση, τεχνογνωσία, δεξιότητες κ.λπ.)
- θέτω στόχους,
- καθορίσει τις ανάγκες κατάρτισης και τις επιθυμίες ανάπτυξης.
Εάν δεν είναι δυνατή η αξιολόγηση του υπαλλήλου μπροστά σε υπολογιστή ή tablet, τα πλέγματα συνέντευξης μπορούν να εκτυπωθούν.
Ενημερώστε τον υπάλληλο
Οι υπάλληλοι πρέπει να ειδοποιηθούν για αυτό το ραντεβού. Το λογισμικό HRIS επιτρέπει:
- ενημερώστε τους: μέσω widget που προορίζονται για πληροφορίες εταιρείας ή / και ανθρώπινου δυναμικού στην πύλη HR,
- να τους καλέσετε στις συνεντεύξεις τους: στέλνοντας ένα email πρόσκλησης,
- εγγράψτε τη συνάντηση απευθείας στο πρόγραμμα γραμματοκιβωτίου για τους υπαλλήλους και τον διευθυντή.
Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης
Συλλέξτε σχόλια
Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, ο κριτής θα εισάγει σχόλια στον ειδικό χώρο. Αυτές οι παρατηρήσεις και σημειώσεις μπορούν επομένως να επιχειρηματολογηθούν και να παρουσιαστούν στον εργαζόμενο, για καλύτερη κατανόηση.
Προσδιορίστε τις αναπτυξιακές ανάγκες και περιλάβετε την κατάρτιση
Για να βοηθήσει τον υπάλληλο να εκτελέσει καλύτερα τις αποστολές του, ο διευθυντής μπορεί να του προσφέρει εκπαίδευση. Ορισμένα HRMS χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση όλων των διαδικασιών HR. Το αίτημα κατάρτισης μπορεί στη συνέχεια να υποβληθεί σε επεξεργασία στην ενότητα διαχείρισης κατάρτισης, όπου ο εργαζόμενος θα έχει πρόσβαση στους καταλόγους κατάρτισης.
Διαχειριστείτε τις επιθυμίες ανάπτυξης
Οι λύσεις ανθρώπινου δυναμικού με παγκόσμια κάλυψη προσφέρουν τη δυνατότητα διαχείρισης των αναπτυξιακών επιθυμιών των εργαζομένων. Συχνά συνδέονται με τη διαχείριση της οργανωτικής δομής (γεωγραφική, λειτουργική κινητικότητα κ.λπ.) και / ή δεξιότητες. Ο προγραμματισμός του εργατικού δυναμικού καθιστά δυνατό τον εντοπισμό κενών θέσεων, τη μελέτη της θεωρητικής κινητικότητας προκειμένου να προσφέρει στους εργαζόμενους εξέλιξη σταδιοδρομίας σύμφωνα με τις φιλοδοξίες τους και τα επίπεδα δεξιοτήτων τους.
Αρχειοθετήστε την αξιολόγηση, υποβάλετε μια έκθεση, συγκρίνετε
Συνεργάτης, διευθυντής, HR έχουν πρόσβαση στην ετήσια αξιολόγηση στην πύλη HR τους. Διατηρείται εκεί και μπορεί να αναλυθεί, σε σύγκριση με εκείνα των προηγούμενων ετών.
Κατά τη διάρκεια της εκστρατείας αξιολόγησης
Παρακολούθηση αξιολογήσεων Το HR θα μπορεί να ακολουθήσει τα διάφορα στάδια της καμπάνιας συνέντευξης: επικυρώσεις από κάθε εργαζόμενο, N + 1, N + 2, κ.λπ. Το HRIS θα τους επιτρέψει να ειδοποιηθούν για σχετικούς δείκτες όπως, για παράδειγμα, ο αριθμός των αξιολογήσεων που έχουν επικυρωθεί ανά τμήμα μέχρι σήμερα. Το HRIS θα στείλει αυτόματα υπενθυμίσεις μέσω e-mail. Οπτικοποίηση μέσω αναφορών Στην πλατφόρμα του, οι ΥΕ θα έχουν τη δυνατότητα να ακολουθούν σημειώσεις αξιολόγησης, επιθυμίες ανάπτυξης, εκπαίδευση κ.λπ. Θα μπορούν να απεικονίζουν την κατανομή των αποτελεσμάτων και των επιδόσεων. Αυτά τα δεδομένα είναι διαθέσιμα σε διάφορες αναπαραστάσεις: πίνακες, γραφήματα κ.λπ. Είναι εξαγώγιμα (Excel, Word, PDF, κ.λπ.) και μπορούν να εκτυπωθούν. Από την πλευρά του, ο διευθυντής μπορεί επίσης να απεικονίσει τα αποτελέσματα και να εμφανίσει τους ενοποιημένους στόχους ολόκληρης της ομάδας του.
Για περαιτέρω
Αξιολογήστε τους αξιολογητές
Ορισμένοι προμηθευτές λογισμικού ανθρώπινου δυναμικού προσφέρουν εφαρμογές που επιτρέπουν σε κάθε εργαζόμενο να αξιολογηθεί από τους συνομηλίκους, υφισταμένους, εσωτερικούς πελάτες κ.λπ. και να αξιολογήσουν ομάδες μεταξύ τους, αυτές είναι "αξιολογήσεις 360 °" ή "ανατροφοδότηση 360".
Αναλύστε τις δεξιότητες
Το Forward Planning of Jobs and Skills (GPEC) καθιστά δυνατή την αξιολόγηση των δεξιοτήτων σε σχέση με τα απαιτούμενα επίπεδα και την παρακολούθηση και εμπέδωση ταλέντων.
Διαδικασία αναθεώρησης μισθών
Μετά τις συνεντεύξεις, ορισμένα HRIS καθιστούν επίσης δυνατή τη διαχείριση της διαδικασίας αναθεώρησης των μισθών: αυξήσεις, μπόνους, μπόνους κ.λπ. Οι διευθυντές μπορούν να καταθέσουν προτάσεις για αυξήσεις (συσχετίζονται με τις αξιολογήσεις) οι οποίες στη συνέχεια θα υποβληθούν σε επεξεργασία από τη διοίκηση και το HR. Το HRIS επιτρέπει, μεταξύ άλλων, στο HR να συσχετίσει τα διάφορα αιτήματα για αυξήσεις με τον προγραμματισμένο προϋπολογισμό και να αναλύσει τη μισθοδοσία.
Εν κατακλείδι, σήμερα οι πόροι πληροφορικής που διαθέτει η HR, σχετικά με τη διαχείριση της αξιολόγησης, προσφέρουν αμέτρητες δυνατότητες να σας υποστηρίξουν στη διαχείριση του ανθρώπινου κεφαλαίου της εταιρείας σας. Και εσείς, πιστεύετε ότι διαθέτετε τα απαραίτητα εργαλεία ανθρώπινου δυναμικού για την επιτυχή ολοκλήρωση των ετήσιων συνεντεύξεων σας;
