Διευθυντική επικοινωνία - Ορισμός
" Σε γενικές γραμμές, η διοικητική επικοινωνία αντιστοιχεί στις αλληλεπιδράσεις μεταξύ της διοίκησης της εταιρείας και του οργανισμού. Πιο συγκεκριμένα μεταξύ του προπονητή και της ομάδας του.
Αυτό το πλαίσιο είναι υπεύθυνο για τη μετάδοση πληροφοριών και οδηγιών από υψηλότερα ιεραρχικά επίπεδα, υποστηρίζοντας εσωτερική επικοινωνία , αποστάζει μηνύματα που σχετίζονται με τη δική του διοίκηση για να λάβει τη δέσμευση της ομάδας του κ.λπ. Βασίζεται σε συγκεκριμένες δεξιότητες που επιτρέπουν στον διευθυντή να μεταδίδει ένα μήνυμα αποτελεσματικά. ."
Αυτή η άσκηση μπορεί να είναι δύσκολη. Εν μέρει για αυτόν τον λόγο, πολλοί επαγγελματίες αισθάνονται άβολα με αυτό το έργο. Αυτή η έλλειψη εμπιστοσύνης οφείλεται επίσης στο γεγονός ότι η διευθυντική επικοινωνία απαιτεί ελάχιστη εκπαίδευση. Ένα ελάχιστο όχι πάντα εγγυημένο.
Ποιες είναι οι προκλήσεις της διοικητικής επικοινωνίας;
Η επικοινωνία είναι η βάση κάθε σχέσης, όποια και αν είναι αυτή. Ο Άνθρωπος δεν μπορεί να μην επικοινωνεί. Η αλληλεπίδραση με άλλους είναι μέρος της κύριας λειτουργίας του.
Στις επιχειρήσεις, είναι ζωτικής σημασίας για τον μάνατζερ να κατακτήσει αυτήν την άσκηση. Όχι μόνο για να γίνει κατανοητό από τους γύρω του, αλλά και για να φέρει εις πέρας την αποστολή του.
Τι να επικοινωνήσω; Πότε ? Του οποίου ? Αυτές οι ερωτήσεις θα βρουν μια απάντηση στη συνέπεια των ενεργειών που έχουν αναληφθεί. Για παράδειγμα, εάν οι εργαζόμενοι έχουν σχέδια δράσης που συνδέονται με τη γενική στρατηγική, ο ενδιάμεσος διευθυντής που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση αυτών των ατόμων πρέπει να τους ενημερώνει για τα συνολικά αποτελέσματα της στρατηγικής και για τυχόν περιφερειακές πληροφορίες, εάν δεν είναι, δεν είναι εμπιστευτικές.
Η καλή διοικητική επικοινωνία θα στοχεύει, μεταξύ άλλων, στα εξής:
- πληροφορώ αποτελεσματικά τους υπαλλήλους του, ανταλλαγή, διάλογο μαζί τους,
- διατηρήστε τον σύνδεσμο μεταξύ των διαφορετικών στρωμάτων της εταιρείας (ανώτατα διοικητικά στελέχη, μεσαία στελέχη, τοπικοί διευθυντές, υπάλληλοι κ.λπ.)
- ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών υπηρεσιών , συμμετοχή στο πνεύμα της εταιρείας και ενίσχυση της ιδιότητας μέλους σε έναν και τον ίδιο οργανισμό, εργασία για συλλογική ευφυΐα, συνεργασία και καινοτομία,
- αναμετάδοση , μοιράζομαι τον πολιτισμό, τις αξίες, τη στρατηγική της εταιρείας,
- οδηγήσει τους μετασχηματισμούς στην επιτυχία δίνοντας νόημα στις αποστολές και τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί,
- καθορίζουν με σαφήνεια και ακρίβεια τις εργασίες για καλύτερη αποτελεσματικότητα, ιδίως μέσω του καθορισμού των στόχων SMART,
- επαναφέρει τους ανθρώπους στην καρδιά της εταιρείας ,
- δημιουργούν κλίμα εμπιστοσύνης και ένα καλό συνοχή της ομάδας ,
- θέτω στην κίνησιν αποτελεσματικά, εμπνέει, εμπλέκει, ενθαρρύνει, συγχαίρει …
Πώς επικοινωνεί ο διευθυντής;
Η διοικητική επικοινωνία σήμερα λειτουργεί σε 3 άξονες:
- φθίνων : από τον διευθυντή στους υπαλλήλους του,
- ανερχόμενος : από τον διαχειριστή στην ιεραρχία του,
- εγκάρσιος : από τον διευθυντή στους άλλους διευθυντές / τμήματα του οργανισμού.
Απαιτούμενα προσόντα
Ο διευθυντής πρέπει να είναι σε θέση να κινητοποιήσει έναν ορισμένο αριθμό δεξιοτήτων και προσόντων για να επικοινωνήσει αποτελεσματικά με την ομάδα του.
- Ενεργή ακρόαση - Για να ακουστεί και να ακουστεί, είναι πάνω απ 'όλα απαραίτητο να γνωρίζουμε πώς να ακούμε τον άλλον με προσοχή και με μη κατευθυντικό τρόπο, έτσι ώστε ο τελευταίος να μπορεί να εκφράζεται με απόλυτη ελευθερία, χωρίς φόβο βιαστικής κρίσης και χωρίς πίεση. Ακούγοντας ενεργά σημαίνει να γνωρίζεις πώς να αποκωδικοποιείς τη μη λεκτική γλώσσα και να προσαρμόζεις την επικοινωνία σου, να ακούς πέρα από τις εκφρασμένες λέξεις. Μια βασική δεξιότητα όταν πρόκειται για καθοδήγηση ανθρώπων.
- Ικανότητα επικοινωνίας με άλλους - Να είστε άνετοι με τους άλλους ή δημόσια, να τολμάτε να μιλάτε, να ξέρετε πώς να λέτε όχι, να γνωρίζετε τους διαφορετικούς τύπους προσωπικοτήτων και να γνωρίζετε πώς να τις εντοπίσετε για να προσαρμόσετε την επικοινωνία σας, να βρείτε τις σωστές λέξεις και την κατάλληλη στιγμή για να εκφράσετε αυτό που θέλουμε πρέπει να περάσουν… Όλα αυτά είναι στοιχεία που ο διαχειριστής πρέπει να κατακτήσει τέλεια στο πλαίσιο της αποστολής του.
- Συναισθηματική νοημοσύνη και ενσυναίσθηση - Αναγνωρίστε, ελέγξτε και χρησιμοποιήστε τα συναισθήματά σας με σύνεση για πιο ρευστή επικοινωνία και σχέσεις. Η πλήρης επίγνωση του τι μπορεί να νιώθει ο άλλος επιτρέπει στον διευθυντή να προσαρμοστεί σε οποιαδήποτε κατάσταση. Η ενσυναίσθηση, από την πλευρά της, βοηθά στη δημιουργία ενός πραγματικού κλίματος εμπιστοσύνης και αυθεντικότητας που είναι απαραίτητο για τη διαχείριση του ανθρώπου.
- Χάρισμα και διεκδικητικότητα - Το να τολμήσεις να πάρεις τη θέση του και να διεκδικήσεις τις επιλογές του είναι απαραίτητο όταν κάποιος κατέχει μια διοικητική στάση. Για να εμπνεύσει, να παρακινήσει, να ακουστεί και να γίνει σεβαστός, ο διευθυντής πρέπει να δείξει χάρισμα και ηγεσία.
Τι υποστηρίζει;
Η επικοινωνία μπορεί να είναι γραπτή ή προφορική, να απευθύνεται σε έναν ή περισσότερους αποδέκτες, να είναι περισσότερο ή λιγότερο επίσημη, οργανωτικής φύσης (καθορισμός καθηκόντων / στόχων, αξιολογήσεων κ.λπ.) ή διαπροσωπική (ανταλλαγές χωρίς αναφορά στις διαφορετικές θέσεις / ιεραρχικά επίπεδα: συζητήσεις μεταξύ συναδέλφων κ.λπ.).
Ο διευθυντής θα διασφαλίσει ότι θα προσαρμόσει την υποστήριξή του σύμφωνα με τους στόχους του μηνύματος, τις συνθήκες υπό τις οποίες μεταδίδεται, τις προσωπικότητες / λειτουργίες του συνομιλητή του.
- Μηνύματα : για τη διαβίβαση πληροφοριών / εγγράφων που είναι απαραίτητα για τη σωστή εκτέλεση των καθηκόντων (πρόσκληση σε μια σύντομη παρουσίαση, κοινοποίηση της ατζέντας οποιασδήποτε συνάντησης, αριθμών και δεδομένων κ.λπ.).
- Αγγελιαφόροι : προορίζεται κυρίως για σκοπούς πολύ νόμιμα ρυθμισμένους (αναδιοργάνωση, μεταφορά, αύξηση, συμβατικοί τερματισμοί, απόλυση, κλήση σε τάξη και άλλες κυρώσεις κ.λπ.).
- Τηλέφωνο : για να λάβετε πληροφορίες πιο γρήγορα από ό, τι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για να διαβιβάσετε σημαντικά και επείγοντα δεδομένα …
- CSR, intranet, κοινωνικά δίκτυα : για ανταλλαγή εγγράφων, πληροφοριών, εκπαιδευτικού υλικού κ.λπ. Προσέξτε, ωστόσο, να πλαισιώσετε τη χρήση τους για να αποφύγετε την ολίσθηση, τον εθισμό, την υπερβολική χρήση …
- Συλλογικές συναντήσεις : πρωινές ενημερώσεις, συνεδρίες για προβληματισμό, προώθηση, απολογισμός επερχόμενων ή τρέχων έργων, σεμινάρια κ.λπ.
- Ατομικές συναντήσεις : ετήσιες συνεντεύξεις, ατομικά σχόλια κ.λπ.
- Εποικοδομητική ανατροφοδότηση : για να παρακινήσετε και να ενθαρρύνετε, να διορθώσετε το μάθημα εάν είναι απαραίτητο, αλλά και να λάβετε σχόλια από τους εργαζόμενους.
- Συνεδρίες οικοδόμησης ομάδας : να αναδείξει τις πραγματικές προσωπικότητες όλων, να ενισχύσει το αίσθημα του ανήκειν στην ομάδα, να ενισχύσει τη συνοχή, να προωθήσει τη συνεργασία και τη συλλογική ευφυΐα.
- Άτυπες συναντήσεις : για να ενώσετε την ομάδα, γνωρίστε καλύτερα τους υπαλλήλους και τους συναδέλφους σας …
Τι ρυθμός;
Είναι δύσκολο να καθοριστεί ένας συγκεκριμένος ρυθμός για βέλτιστη διαχειριστική επικοινωνία. Ανάλογα με τη δραστηριότητα, το μέγεθος του οργανισμού / εταιρείας, τη γεωγραφική διασπορά των εργαζομένων, ο ρυθμός των ανταλλαγών μπορεί να ποικίλει πολύ.
Ωστόσο, είναι σημαντικό να επικοινωνείτε τακτικά. Ο διευθυντής μπορεί να ορίσει τακτικές και δομημένες συλλογικές και ατομικές συναντήσεις - οι ημερομηνίες και ο σκοπός των οποίων θα κοινοποιηθούν στους εμπλεκόμενους υπαλλήλους, αλλά θα μπορεί επίσης να τοποθετήσει μια συνέντευξη στην ημερήσια ή εβδομαδιαία ατζέντα εάν προκύψει ανάγκη. Στην πραγματικότητα ή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, απρόβλεπτη.
Ο ρυθμός των διαφορετικών σημείων μπορεί έτσι να διατυπωθεί ως εξής:
- από μέρα σε μέρα - Συνάντηση διευθυντή και συνεργατών.
Στόχος: να ξεκινήσετε την ημέρα και να ρίξετε μια γρήγορη ματιά στις εργασίες, τις αποστολές και τα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη.
Για παράδειγμα, κάθε μέλος της ομάδας καλείται να πει τι έκανε την προηγούμενη μέρα, τους στόχους που πέτυχε, τα έργα στα οποία θα εργαστεί κατά τη διάρκεια της ημέρας, τυχόν δυσκολίες που θα συναντήσει.
Αυτές οι σχετικά άτυπες συνεντεύξεις (ή συνοπτικές εκθέσεις) λαμβάνουν χώρα συνήθως, πάντα την ίδια στιγμή. Κάθε εργαζόμενος έχει περίπου 1 λεπτό για να πει αυτό που έχει να πει. Μπορεί επίσης να είναι μια ευκαιρία για τον διευθυντή να παρακινήσει τα στρατεύματά του μέσω ενός ανέκδοτου, μιας θετικής σκέψης … Για περισσότερη αποτελεσματικότητα, όλα τα μέλη της ομάδας πρέπει να είναι παρόντα και να συμμετέχουν - σωματικά ή εικονικά μέσω μιας διάσκεψης κλήσης / προβολής, ένα email που παρουσιάζει τη δουλειά τους αν δεν μπορούν να κάνουν διαφορετικά.
- εβδομαδιαίος - Συνάντηση διευθυντή και συνεργατών.
Στόχος: να επισημανθεί πιο συγκεκριμένα η πρόοδος (καθορίστε εκ των προτέρων τους δείκτες που θα χρησιμοποιηθούν), να ορίσετε τις προθεσμίες και τους στόχους για την επόμενη εβδομάδα.
Η ιδέα είναι να εμπλακούν οι εργαζόμενοι σε ορισμένες στρατηγικές αποφάσεις προκειμένου να δοθεί νόημα στις αποστολές. Ιδανικά, αυτές οι σχετικά επίσημες εβδομαδιαίες συναντήσεις θα κάθονται γύρω από ένα τραπέζι και θα διαρκούν 1 έως 2 ώρες το πολύ. Συγκεντρώνουν όλα τα μέλη της ομάδας.
- Μηνιαίο - Συνάντηση διευθυντή και υπαλλήλων που συμμετέχουν.
Στόχος: πραγματοποιήστε μια πιο επίσημη ενημέρωση για την πρόοδο του μήνα και καθορίστε τους στόχους για τον επόμενο μήνα, ενημερώστε τους δείκτες, τροποποιήστε τα χρονοδιαγράμματα και τις προθεσμίες έργου, εάν είναι απαραίτητο. Μπορεί επίσης να είναι ζήτημα απολογισμού τυχόν προπονήσεων / προπονητικών σε εξέλιξη.
Αυτές οι συναντήσεις θα πραγματοποιούνται κατά προτίμηση το πρωί προκειμένου να μεγιστοποιηθεί η αποτελεσματικότητά τους και θα διαρκέσουν 1 έως 2 ώρες. Δεν είναι υποχρεωτικό να καλέσετε όλα τα μέλη της ομάδας. Ο διευθυντής θα το κάνει αυτό σύμφωνα με τον τρόπο λειτουργίας της ομάδας και τις πρακτικές της εταιρείας.
- Ετήσιο - Ο διευθυντής και οι συνεργάτες συναντώνται ξεχωριστά ή ολόκληρη η ομάδα / εταιρεία συναντάται.
Στόχος: ετήσιες συνεντεύξεις αξιολόγησης για τον διευθυντή και καθένα από τους υπαλλήλους του, σεμινάριο εταιρείας, συνεδρία ομαδικής ανάπτυξης, συγκεκριμένες εκδηλώσεις …
Σεμινάρια, συνεδρίες οικοδόμησης ομάδων και άλλες ετήσιες εκδηλώσεις πραγματοποιούνται επί τόπου ή εκτός και συγκεντρώνουν όλα τα μέλη της ομάδας, όλους τους εργαζόμενους κ.λπ. σύμφωνα με το πλαίσιο.
Οι ετήσιες αξιολογήσεις έχουν ένα πολύ ακριβές πλαίσιο και πραγματοποιούνται σύμφωνα με συγκεκριμένους κανόνες.
