Συγκεντρώνοντας πολλούς εκθέτες και ανοιχτό σε μεγάλο κοινό εμπειρογνωμόνων - ή τουλάχιστον ειδικών στον εν λόγω τομέα - αυτές οι συναντήσεις εκδηλώσεων στοχεύουν στην προώθηση και ανάπτυξη στον ίδιο χώρο - γενικά σε σύντομο χρονικό διάστημα - ανταλλαγές μεταξύ επαγγελματιών του ίδιου τομέα της δραστηριότητας.
Περίληψη
- Γιατί να εκθέσουμε σε μια εμπορική έκθεση;
- - Ποια είναι τα πλεονεκτήματα αυτού του είδους των εκδηλώσεων;
- Τα βασικά στάδια
- - Πριν από την εκδήλωση - προετοιμασία της παράστασης
- - Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης
- - Μετά την επέμβαση
Γιατί να εκθέσουμε σε μια εμπορική έκθεση;
Αυτά τα γεγονότα, λόγω του γεγονότος ότι συνδυάζουν την προσφορά και τη ζήτηση για το ίδιο γεγονός, είναι μεγάλες ευκαιρίες για αξιοποίηση! Όπως πάντα, με την προϋπόθεση να προετοιμάσετε προσεκτικά τη συμμετοχή σας και να μην αφήσετε τίποτα στην τύχη!
Η παρουσία σε μια έκθεση δεν αποτελεί εργαλείο που προορίζεται για το τμήμα επικοινωνίας. Είναι ένας πολύ σχετικός μοχλός για αρκετά τμήματα της εταιρείας. Φυσικά, πρώτα από όλα οι πωλητές, αλλά και οι διαχειριστές προϊόντων, οι υπεύθυνοι της αγοράς, οι υπεύθυνοι γραφείων σχεδιασμού κ.λπ. Εντοπισμός νέων προοπτικών, δημιουργία πιστότητας πελατών, συνάντηση νέων συνεργατών, αίσθηση τάσεων της αγοράς, ευκαιρίες για αξιοποίηση ή παρακολούθηση των τελευταίων καινοτομιών … Αυτές είναι όλες οι ευκαιρίες που προσφέρει η συμμετοχή σε μια εμπορική έκθεση!
Τι πλεονεκτήματα προσφέρει μια εμπορική έκθεση;
Μεταξύ των πολλών ενδιαφερόντων που εκτίθενται σε μια εμπορική έκθεση, βρίσκουμε:
- ορατότητα της εταιρείας: Το γεγονός της παρουσίας στα μέσα επικοινωνίας μιας εμπορικής έκθεσης διευρύνει σημαντικά το πεδίο προβολής μιας εταιρείας. Πράγματι, αυτές οι υποστηρίξεις θα διανεμηθούν σε πολλούς επισκέπτες, αυξάνοντας έτσι τις ευκαιρίες επικοινωνίας για την εταιρεία. Επιπλέον, που λέει stand, λέει εμπορικά φυλλάδια και άλλα μέσα επικοινωνίας ειδικά για τον εκθέτη (διαφημιστικά αντικείμενα, δείγματα κ.λπ.). Αυτά τα στηρίγματα είναι απαραίτητα από αυτή την άποψη, σε επαρκείς ποσότητες και βελτιστοποιημένα για την περίσταση. Η συμμετοχή σε μια τέτοια εκδήλωση μπορεί, επιπλέον, να δώσει αξιοπιστία σε μια νέα οντότητα στην αγορά.
- παρουσίαση νέων προϊόντων / υπηρεσιών: μια εμπορική έκθεση είναι μια χρυσή ευκαιρία να δείξει σε μια ομάδα δυνητικών πελατών ή ηθοποιών που είναι ειδικοί στον τομέα μια νέα τεχνογνωσία ή καινοτομία (μοντέλα, πρωτότυπα, επιδείξεις, προβολή ταινιών ή κατά τη διάρκεια δημόσιων παρουσιάσεων ή συνεδρίων που διοργανώνονται από το σαλόνι ).
- συνάντηση με νέες προοπτικές: πολλοί επισκέπτες της παράστασης είναι δυνητικοί αγοραστές. Είναι μια μοναδική ευκαιρία να τους πλησιάσετε και να τους κατακτήσετε!
- αφοσίωση πελατών: μεταξύ των επισκεπτών, μερικοί είναι ήδη πελάτες του εκθέτη. Μια παράσταση μπορεί στη συνέχεια να είναι μια ευκαιρία να δημιουργήσει ισχυρότερες σχέσεις μαζί τους, να τους παράσχει συγκεκριμένες προσφορές / εκπτώσεις που σχετίζονται με την παράσταση κ.λπ. Εν ολίγοις, για να τα κρατήσετε στο βιβλίο πελατών σας και κυρίως να τα κάνετε να θέλουν να μείνουν εκεί!
- υφαίνουν νέες συνέργειες: οι επαγγελματικές εκδηλώσεις είναι μια μοναδική ευκαιρία για αλληλεπίδραση με νέους συνεργάτες από διαφορετικό υπόβαθρο (προμηθευτές, επενδυτές, χορηγούς κ.λπ.).
- εξανθρωπισμός των σχέσεων: εδώ είναι μια μεγάλη ευκαιρία να ανταλλάξουμε με τους πελάτες / προμηθευτές / επιχειρηματικούς συνεργάτες της με πιο ανθρώπινο τρόπο (γύρω από ένα ποτό, κατά τη διάρκεια ενός μεσημεριανού διαλείμματος, ενός δείπνου, ενός κοκτέιλ κ.λπ.) και μερικές φορές ακόμη και για να βάλουμε επιτέλους ένα πρόσωπο σε μια επαφή !
Συμμετοχή σε μια έκθεση - τα βασικά βήματα
Η συμμετοχή σε μια εμπορική έκθεση μοιάζει πραγματικά με ένα έργο. Πάνω απ 'όλα, θα έπρεπε να είναι επιλέξτε προσεκτικά τις επαγγελματικές εκδηλώσεις που θα παρακολουθήσετε με βάση τους στόχους και τη στρατηγική σας. Μετά έρχεται η ώρα προετοιμασίας: ποιος θα συμμετάσχει; Ποια εργαλεία επικοινωνίας θα χρησιμοποιηθούν; Τι οπτικά; Ποια θέση θα επιλέξετε;… Η δημιουργία ενός αναδρομικού σχεδιασμού θα είναι κατάλληλη για να έχετε καλή προβολή στις μελλοντικές εργασίες, την οργάνωσή τους ως προς το πρόγραμμα, τη διάρκεια, τα μέσα κ.λπ.
Την ημέρα, κάθε παρών υπάλληλος πρέπει να γνωρίζει το ρόλο του. Εμπορικά φυλλάδια και άλλο διαφημιστικό υλικό θα πρέπει να είναι έτοιμα. Το ελκυστικό και καλά τοποθετημένο περίπτερο.
Μόλις οι πόρτες της παράστασης κλείσουν και το περίπτερο αποσυναρμολογηθεί, έρχεται ένα έργο ενημέρωσης, ανατροφοδότησης και προσεκτικής παρακολούθησης προκειμένου να έχετε τα καλύτερα οφέλη από αυτό το γεγονός.
Πριν από την εκδήλωση: προετοιμαστείτε για την παράσταση
Μια εμπορική έκθεση δεν μπορεί να προετοιμαστεί την τελευταία στιγμή. Γενικά, είναι ο οργανισμός που δημιουργεί την παράσταση που καθοδηγεί τους εκθέτες στο ταξίδι τους. Η εγγραφή για μια επαγγελματική εκδήλωση ως εκθέτης γίνεται συνήθως μήνες πριν. Ορισμένες διαδηλώσεις είναι δρακόντεις στην οργάνωση και δεν ανέχονται καμία καθυστέρηση. Επομένως, είναι απαραίτητο να είστε καλά ενημερωμένοι για να το κάνετε εκ των προτέρων! Όσο πιο έγκαιρα γίνει η εγγραφή, τόσο μεγαλύτερες είναι οι πιθανότητες απόκτησης ενός περιπτέρου σε ιδανική θέση και σωστή διαμόρφωση. Πρώτη εγγραφή, πρώτη εξυπηρέτηση (σύμφωνα με τους μεμονωμένους προϋπολογισμούς και τις δυνατότητες, φυσικά!).
Προηγουμένως, είναι απαραίτητο να γίνει σωστά θέσει τους στόχους που σχετίζονται με αυτό το γεγονός. Η επιλογή της παράστασης θα γίνει σύμφωνα με αυτά: τομέας δραστηριότητας, θέμα, τόπος, ημερομηνίες, εργαστήρια / συνέδρια / πιθανές συζητήσεις κ.λπ. Στη συνέχεια, είναι απαραίτητο να καθοριστούν τα μέσα που θα διατεθούν: προϋπολογισμός, ανθρώπινοι πόροι, υλικά κ.λπ.). Στην ιδανική περίπτωση, ο διορισμός μιας ομάδας έργου "show" που συγκεντρώνει άτομα από διαφορετικά τμήματα (μάρκετινγκ, επικοινωνία, πωλήσεις κ.λπ.) που θα πιλοτάρουν το έργο στο σύνολό του είναι εγγύηση επιτυχίας. Ειδικά αφού γενικά, προγραμματίζεται μια παράσταση από τη μια χρονιά στην άλλη.
Μόλις επικυρωθούν όλα αυτά, ήρθε η ώρα να αναλάβουμε δράση!
Ρετρό πρόγραμμα
Αυτό είναι το βασικό εργαλείο για την προετοιμασία μιας έκθεσης! Πράγματι, η ημερομηνία, όπου ο ακριβής τόπος σπάνια μπορεί να τροποποιηθεί (σε κάθε περίπτωση, λόγω των εκθετών), είναι απαραίτητο να ξεκινήσουμε από εκεί για να ξεδιπλώσουμε, αναδρομικά, όλο τον σχεδιασμό του έργου "συμμετοχή σε μια τέτοια παράσταση".
Συνήθως, τα βήματα έχουν ως εξής:
- εγγραφή από την εταιρεία στην εκδήλωση
- κράτηση θέσης: η θέση του περιπτέρου στην έκθεση καθώς και το μέγεθός του είναι κυρίως θέμα προϋπολογισμού.
- διαμόρφωση βάσης ανάλογα με την τοποθεσία: ουσιαστικό βήμα προς την επιτυχία, για να συνεργαστούμε με το επόμενο βήμα!
- κράτηση επίπλων και διακόσμησης : το περίπτερο θα είναι η ταυτότητα της εταιρείας για όλη τη διάρκεια της παράστασης. Είναι επομένως απαραίτητο να φροντίσετε το σχέδιο, τα χρώματα, την ατμόσφαιρα του τελευταίου.
- κράτηση ξενοδοχείων και πιθανή μεταφορά για την ομάδα που θα βρίσκεται στην κερκίδα
- επαλήθευση της εγκυρότητας των δελτίων ταυτότητας / διαβατηρίων / θεωρήσεων απαραίτητο (προσοχή στις διοικητικές καθυστερήσεις)
- Προετοιμασια του μέσα επικοινωνίας (φυλλάδια, γραφικά, λογότυπο εταιρείας, σήμανση, διαφημιστικά είδη, μοντέλα, πρωτότυπα, επαγγελματικές κάρτες, εταιρική ταινία κ.λπ.)
- ξεκινήστε την επικοινωνία (κοινωνικά δίκτυα, ταχυδρομεία, διαφημιστικά ένθετα κ.λπ.) καθώς και προσκλήσεις
- εκπαιδεύστε και ενημερώστε την ομάδα ποιος θα βρεθεί στο περίπτερο
ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ
Τις ημέρες που προηγούνται της παράστασης μέχρι την προηγούμενη ημέρα της εκδήλωσης, είναι απαραίτητοι μερικοί έλεγχοι:
- τοποθεσία και πλήρη επίπλωση
- κατανομή δωματίων ξενοδοχείων και ταξιδιωτικών εισιτηρίων
- διανομή κονκάρδων πρόσβασης στο σαλόνι και αυτοκόλλητα άλλων οχημάτων
- επαλήθευση χαρτονιού, φυλλαδίων και άλλων μέσων επικοινωνίας
- κουτί από χαρτόνι "κιτ για όλα": ψαλίδι, στυλό, ταινία, συρραπτικά, κόλλα, χαρτιά, χαρτοπετσέτες, χαρτοπετσέτες, πιάτα, προϊόντα καθαρισμού κ.λπ.
- ελέγχοντας τις συνδέσεις στο περίπτερο
- ενημέρωση ενδυματολογικού κώδικα: με, πάντα στο πνεύμα που η ομάδα που είναι παρούσα στην παράσταση αντιπροσωπεύει την εικόνα της εταιρείας!
Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης
Η εκτέλεση ενός περιπτέρου σε μια εμπορική έκθεση δεν σταματά στο να μείνετε πίσω από τον πάγκο σας έως ότου ένας επισκέπτης αξίζει να πλησιάσει! Ιδού λοιπόν μερικές ιδέες για μια επιτυχημένη παράσταση:
- Έχετε το περίπτερό σας έτοιμο μόλις ανοίξουν οι πόρτες της παράστασης
- πηγαίνετε στους επισκέπτες και τους καλωσορίζετε θερμά (να είστε φιλόξενοι και χαμογελαστοί, αποφεύγοντας το μελωμένο στυλ)
- προσφέρετε καφέ και μικρά αρτοσκευάσματα ή άλλα τοπικά προϊόντα
- Σημείωση σε ένα έγγραφο που παρέχεται για το σκοπό αυτό κάθε επαφή που έχει δημιουργηθεί (όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, εταιρεία, λειτουργία, σύσταση που πρέπει να ακολουθήσει μετά την παράσταση κ.λπ.), ώστε να διατηρείται ενημερωμένο και να επεκτείνεται το αρχείο πελατών του.
- ανακαλύψτε τα περίπτερα άλλων εκθετών (αυτό μπορεί να δώσει ιδέες για μελλοντική συμμετοχή, αλλά επιτρέπει επίσης να φτιάξετε ένα διακριτικό ρολόι σε έναν καθορισμένο τομέα)
- εμψύχωση ή συμμετοχή στις διάφορες δραστηριότητες της παράστασης: συνέδρια, συζητήσεις, εργαστήρια κ.λπ.
- παραμείνει ενεργός και δυναμικός μέχρι να κλείσουν οι πόρτες της έκθεσης (τίποτα πιο απαγορευτικό για έναν επισκέπτη να δει έναν εκθέτη να διπλώνει το περίπτερό του πριν από την ώρα)
Μετά την επέμβαση
Μόλις περάσει το γεγονός, η δουλειά δεν τελειώνει εκεί. Οι επαγγελματικές επαφές, τα αιτήματα τεκμηρίωσης και τα παρόμοια πρέπει να αντιμετωπιστούν άμεσα. Για να γίνει αυτό, είναι σκόπιμο να βασιστείτε στο έγγραφο που συμπληρώθηκε από τα διάφορα μέλη της ομάδας εκπομπής.
Μια ενημέρωση σχετικά με τη συμμετοχή στην παράσταση είναι επίσης απαραίτητη για να ληφθούν υπόψη τυχόν λόξυγκες για να διορθωθούν και να είμαστε ακόμα καλύτεροι την επόμενη φορά!
