Κάποιος μπορεί να σκεφτεί ότι ο χρόνος για τον προβληματισμό επιβραδύνει τη δράση, αλλά δεν είναι. Πράγματι, μια σχετική λύση καθιστά δυνατή την πορεία προς την αποτελεσματικότητα και την απώλεια σε μη παραγωγική διέγερση.
Ως διαχειριστής, πρέπει να παίρνετε αποφάσεις μόνοι σας, βασισμένοι στις συμβουλές μιας ομάδας ή υποβάλλοντας τις ιδέες σας σε αυτές των άλλων;
Δεν αποφασίζουμε απαραίτητα με τον ίδιο τρόπο να αποφασίσουμε για ένα διοικητικό, στρατηγικό ή τακτικό ζήτημα. , και τα λοιπά. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε λάβετε την απαραίτητη απόσταση για να μην αφήσει τα συναισθήματά του να καθοδηγήσουν τις αποφάσεις του …
Επομένως, η απόφαση είναι μια τέχνη! Ευτυχώς, υπάρχουν εργαλεία και μέθοδοι που βοηθούν στη σωστή επιλογή. Ακόμα κι αν οι περισσότεροι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων αποφασίζουν μεταξύ 2 εναλλακτικών λύσεων βασισμένων κυρίως στα συναισθήματά τους.
Τι είναι μια απόφαση;
Η διοικητική απόφαση είναι μια επιλογή που έγινε μεταξύ πολλών πιθανών επιλογών αφού σταθμιστούν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε μιας από αυτές τις επιλογές και η ανάλυση των συνεπειών στο πλαίσιο του αρχικού συνόλου στόχων.
Η λήψη αποφάσεων μπορεί να λάβει διάφορες πτυχές, ανάλογα με το πλαίσιο, την κατάσταση, τα ζητήματα και την προσωπικότητα / ικανότητα του ατόμου που λαμβάνει την απόφαση:
- αποφασίζει μόνος μετά από προσεκτική σκέψη με τον εαυτό του,
- σκεφτείτε και αποφασίστε μέσα συλλογικός ,
- βασίζονται σε συμβουλές ενημερώθηκε από εμπειρογνώμονες τρίτων,
- αποφασίσει να να μην αποφασίσει ,
- παίζουν στρουθοκάμηλο και αφήστε το στην τύχη ,
- ακολουθήστε τη διαίσθησή σας μερικές φορές ενάντια σε όλες τις πιθανότητες,
- προσέξτε πώς συμπεριφέρονται οι άλλοι σε μια τέτοια κατάσταση και να τους αρέσεις ,
- και τα λοιπά.
Πλαίσιο λήψης αποφάσεων
Υπάρχουν γενικά 2 άξονες για τη λήψη αποφάσεων: σόλο ή σε ομάδα. Κάθε μία από αυτές τις επιλογές έχει τα πλεονεκτήματα και τα όριά της.
Αποφασίστε μόνοι σας
Εάν η απόφαση από μόνη της εξακολουθεί να είναι μερικές φορές ένας τρόπος για να καθοριστεί μια συγκεκριμένη δύναμη, φαίνεται απλή με την πρώτη ματιά και έχει ορισμένα πλεονεκτήματα, όπως:
- Ταχύτητα : προσωπική επιλογή μετά από ανάλυση των διαφόρων πιθανών επιλογών χωρίς να χρειάζεται να αμφισβητήσετε υπερβολικά τους άλλους.
- Απλότητα εφαρμογής : καμία σύσκεψη για οργάνωση ή δημιουργία δεξαμενής σκέψης.
- Απομάκρυνση επιρροών και χειρισμών διάφορα: προσωπική επιλογή που έγινε στην ψυχή και τη συνείδησή του, χωρίς να υπόκειται σε ιεραρχικές, συναισθηματικές, οικονομικές, πολιτικές επιρροές κ.λπ.
Το γεγονός παραμένει ότι έχει ωστόσο κάποια μειονεκτήματα:
- Υποκειμενικότητα : απόφαση που λαμβάνεται σύμφωνα με την προσωπικότητα του λήπτη αποφάσεων, την εμπειρία του, τις γνώσεις του, την ιεραρχική του θέση κ.λπ.
- Έλλειψη προοπτικής : τα συναισθήματα μπορούν να διαστρεβλώσουν την απόφαση, ειδικά σε μια κατάσταση κρίσης όπου η επιλογή γίνεται συχνά σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
- Επιζήμια απόφαση : λόγω έλλειψης ικανότητας ή / και κατάλληλης γνώσης σχετικά με ορισμένα συγκεκριμένα σημεία.
- Βάρος αρνητικών συνεπειών : Σε περίπτωση λανθασμένης επιλογής, οι διάφορες επιπτώσεις μπορεί να είναι βαριές.
Αποφασίστε ως ομάδα
Η δεύτερη επιλογή λήψης αποφάσεων είναι η περισσότερο ή λιγότερο περιορισμένη χρήση της ομάδας. Έτσι, η απόφαση θα ληφθεί:
- Με συναίνεση : κάθε συμμετέχων στη συνάντηση λήψης αποφάσεων εκφράζει τη γνώμη του. Δεν είναι θέμα εύρεσης μιας επιλογής που να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες όλων, αλλά μιας συμφωνίας win-win όπου ο καθένας θα βρει τον λογαριασμό του και θα υπερασπιστεί στο τέλος της συνάντησης.
- Στην πλειοψηφία : ατομική ψήφος μετά από προβληματισμό και συλλογική ανάλυση. Η ομάδα αναφέρθηκε στην επιλογή που επέλεξε η πλειοψηφία των συμμετεχόντων.
- Με ανάθεση : διορισμός διαφόρων εκπροσώπων διαφόρων υποομάδων ή εμπειρογνωμόνων που είναι υπεύθυνοι για την ακρόαση της φωνής τους και που τους εκπροσωπούν κατά τη διάρκεια συνεδριών λήψης αποφάσεων (π.χ. εκπρόσωποι εργαζομένων, εκπρόσωποι συνδικάτων, τεχνικοί ειδικοί κ.λπ.).
Όπως και η απόφαση που ελήφθη σόλο, η απόφαση σε ομαδική προσφορά διάφορα πλεονεκτήματα , μεταξύ των οποίων:
- Ενασχόληση όλης της ομάδας στη διαδικασία λήψης αποφάσεων: κάθε μέλος της ομάδας συμμετέχει στον προβληματισμό φέρνοντας την άποψή του και τις λύσεις του. Όλοι ακούνε τους άλλους και συνειδητοποιούν νέα στοιχεία. Η ομάδα χρησιμοποιεί τη συλλογική της νοημοσύνη στην υπηρεσία επίλυσης του προβλήματος που τίθεται με κοινό στόχο τη λήψη της καταλληλότερης δυνατής τελικής απόφασης.
- Ευθύνη μέλη της ομάδας: όλοι γνωρίζουν τα ζητήματα και ενεργούν ανάλογα.
- Ενίσχυση του ομαδική συνοχή : ο συλλογικός προβληματισμός ενισχύει τους δεσμούς μεταξύ των εργαζομένων της ίδιας ομάδας.
αλλά και οθόνες κάποια όρια :
- Μακρύτερη και πιο επίπονη διαδικασία που πρέπει να εφαρμοστούν: οργάνωση συνεδριάσεων, συλλογικές συνεδρίες προβληματισμού, σύνταξη εκθέσεων κ.λπ.
- Συγκρούσεις σε περίπτωση μεγάλων διαφωνιών και αδυναμίας συναίνεσης: ένα άτομο που δεν ψήφισε την επιλογή της πλειοψηφίας μπορεί να επιβραδύνει την εφαρμογή της επιλεγμένης λύσης ή ακόμη και μερικές φορές να φτάσει στο σημείο να τη σαμποτάρει.
- Ενδυνάμωση ενός υπαλλήλου, όταν εκπροσωπείται: κρυμμένοι πίσω από τον εκπρόσωπό τους, ορισμένα άτομα μπορούν να απομακρυνθούν πλήρως από κάθε ευθύνη για τις αποφάσεις που λαμβάνονται, η οποία τελικά βλάπτει ολόκληρη την ομάδα.
Στάδια της διαδικασίας λήψης αποφάσεων
Είτε η απόφαση λαμβάνεται μεμονωμένα είτε συλλογικά, η διαδικασία λήψης αποφάσεων είναι σε γενικές γραμμές η ίδια και ακολουθεί 4 σαφώς καθορισμένα βασικά βήματα.
-
Προσδιορίστε το πρόβλημα που πρέπει να επιλυθεί
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία λήψης αποφάσεων είναι να προσδιορίζουν με σαφήνεια και ακρίβεια το προς επίλυση πρόβλημα.
Συνεπώς, εδώ τίθεται το ζήτημα της επίγνωσης μιας διαφοράς, σε μια στιγμή «t», μεταξύ του στόχου / του σχεδίου που ορίστηκε αρχικά και της πραγματικότητας, και ότι υπάρχει ανάγκη δράσης για τη διόρθωση της κατάστασης.
-
Προσδιορίστε τις διάφορες πιθανές επιλογές
Μόλις η κατάσταση δηλωθεί με ακρίβεια, τότε έρχεται η στιγμή προσδιορίστε τις διαφορετικές πιθανές επιλογές :
- συλλέγει όλες τις πληροφορίες, δεδομένα, αριθμούς που σχετίζονται με το εν λόγω πρόβλημα
- αναλύστε το πρόβλημα εκ των προτέρων, τις πηγές που οδήγησαν στο πρόβλημα
- καλέστε τυχόν ειδικούς, συμβουλές ή εξωτερικές απόψεις
- μελετήστε παρόμοιες καταστάσεις ή / και ρωτήστε για καλές πρακτικές σε παρόμοια κατάσταση
- αναπτύξει σχετικές και ποιοτικές λύσεις
-
Αναλύστε τις συνέπειες για κάθε επιλογή
Όταν έχουν καταγραφεί όλες οι δυνατότητες, τότε θα πρέπει σκεφτείτε τις συνέπειες - ανάλυση κινδύνου και διάφοροι παράγοντες επιτυχίας - για καθένα από αυτά:
- απαριθμήστε τα μειονεκτήματα και τα πλεονεκτήματα για κάθε μία από τις επιλογές που εντοπίστηκαν
- υπολογίστε το κόστος
- μετρήσει τους κινδύνους
-
Ορίστε την επιλεγμένη επιλογή και εφαρμόστε την
Οι δυνατότητες που έχουν αναθεωρηθεί και αναλυθεί λεπτομερώς, η τελευταία φάση είναι αυτή του καθορισμό και εφαρμογή της καταλληλότερης λύσης :
- προσδιορίστε ποια είναι η πιο σχετική λύση για την αντιμετώπιση του εν λόγω προβλήματος μεταξύ όλων των προτάσεων που μελετήθηκαν
- βεβαιωθείτε ότι έχουν ληφθεί υπόψη όλες οι παράμετροι
- απαριθμήστε τις ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν και καθορίστε τους διάφορους εμπλεκόμενους παράγοντες
- καθορίζουν τους ρόλους και τις ευθύνες του καθενός
- να ορίσετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης προκειμένου να ελέγξετε εάν η πορεία δράσης είναι πράγματι η σωστή
Παγίδες για αποφυγή
Η λήψη αποφάσεων είναι μια διαδικασία που μπορεί να είναι δύσκολη. Έχει πράγματι ορισμένες παγίδες που πρέπει να αποφύγετε:
- αποφασίζει υπό την επίδραση του συναισθήματος, χωρίς να χρειάζεται ο χρόνος να κάνει πίσω για να είναι απαραίτητος για μια σχετική πραγματική ανάλυση: ακόμη και αν μια έντονη συναισθηματική διάσταση προσκαλείται σε αυτές τις στιγμές, είναι θεμελιώδες να παραμείνει λογικός στις θέσεις του.
- επηρεαστούν από τρίτους
- λάβετε λάθος απόφαση λόγω έλλειψης γνώσης ή / και πληροφόρησης
Εργαλεία υποστήριξης αποφάσεων
Υπάρχουν πολλά εργαλεία που βοηθούν στη λήψη των σωστών αποφάσεων. Έχουν τη μορφή ταμπλό με τους δείκτες, τους πίνακες … Ο στόχος τους είναι να περιορίσουν την ανάληψη κινδύνου μειώνοντας την αβεβαιότητα και δίνοντας μια επισκόπηση του πλαισίου.
Κάθε κατάσταση έχει τα δικά της εργαλεία:
- Διαχείριση έργου με τον πίνακα ελέγχου για τη διαχείριση της εκτέλεσης της εργασίας.
- Διαχείριση χρόνου για τη διαχείριση καθηκόντων προτεραιότητας δίνοντας προτεραιότητα στη σημασία και τον βαθμό επείγοντός τους.
- Η διαδικασία μάρκετινγκ για τη δημιουργία ενός σχεδίου δράσης.
- Έλεγχος διαχείρισης για την παρακολούθηση του προϋπολογισμού του.
Ακολουθούν 2 γενικά εργαλεία που πρέπει να γνωρίζετε:
- Το δέντρο της απόφασης
- Ο πίνακας αποφάσεων
Για σύνθετα ζητήματα, εργαλεία που βασίζονται σε σύστημα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να μοντελοποιήσουν ένα σύνολο αλληλεπιδράσεων και να αποφασίσουν μεταξύ πολλών πιθανών επιλογών.
Ομοίως, τα συστήματα πληροφοριών παρέχουν πολύτιμα ποσοτικά και ποιοτικά δεδομένα για την κατανόηση μεγάλου αριθμού ζητημάτων. Παρέχουν ισχυρά αναλυτικά εργαλεία για την ερμηνεία των τάσεων, την κατανόηση περίπλοκων μηχανισμών, την ανάλυση γεγονότων και την αντίληψη αδύναμων σημάτων.
