Είναι σημαντικό, είτε για τον διευθυντή είτε για τα μέλη της ομάδας του, να έχει σαφές όραμα για τους στόχους και τις προκλήσεις των διαφόρων αποστολών που έχουν ανατεθεί, να διατηρηθεί ένα γαλήνιο εργασιακό κλίμα και να συμβάλει στην προσωπική αποτελεσματικότητα του καθενός, αλλά και στη συλλογική αποτελεσματικότητα.
Για αυτό, υπάρχει ένα εργαλείο τρομερής απόδοσης για όσους ξέρουν πώς να το χρησιμοποιήσουν: ανατροφοδότηση.
Σε τι συνίσταται η ανατροφοδότηση;
Αυτός ο αγγλισμός - ο οποίος μπορεί να μεταφραστεί ως "ανατροφοδότηση" - ορίζει μια συνέχεια, ένα κανονικό σημείο μεταξύ του διευθυντή και των συνεργατών του όσον αφορά τις προσπάθειες που καταβάλλονται ή τις συμπεριφορές που πρέπει να τροποποιηθούν. Μπορεί επίσης να είναι μια προσέγγιση που λαμβάνει χώρα μεταξύ των εργαζομένων μεταξύ τους ή ακόμα και μεταξύ των διαφόρων διευθυντών της εταιρείας. Ο σκοπός μιας τέτοιας προσέγγισης είναι η συνεχής βελτίωση.
Αυτό το εργαλείο είναι μέρος του μια παγκόσμια προσέγγιση επικοινωνίας και μπορεί να λάβει διάφορες πτυχές.
Επιπλέον, για να είναι αποτελεσματική και εποικοδομητική, πρέπει βασίζονται σε ακριβή, πραγματικά και παρατηρήσιμα στοιχεία Ε Οποιαδήποτε κρίση του ατόμου θα πρέπει να απαγορευτεί με ποινή μηδενισμού ολόκληρης της διαδικασίας και με καταστροφικές επιπτώσεις στην ατμόσφαιρα και εντελώς αντιπαραγωγική.
Ο στόχος είναι να ενθαρρύνετε ένα άτομο να διατηρήσει τη δυναμική του, να αυξήσει την απόδοσή του ή ακόμη και να διορθώσει ορισμένες ενέργειες / συμπεριφορές .
Μια συνέντευξη ανατροφοδότησης πρέπει ανοιχτό διάλογο ως προς την εν λόγω συμπεριφορά ή / και δράση. Δεν είναι σε καμία περίπτωση μονόλογος εκ μέρους αυτού που τον παραδίδει.
Διαφορετικοί τύποι ανατροφοδότησης
Διακρίνουμε τα διάφορα εφέ ανάδρασης, ανάλογα με τη δράση ή / και τη συμπεριφορά στην οποία αναφέρονται και τον επιθυμητό στόχο. Σε κάθε περίπτωση, Η ανατροφοδότηση πρέπει να δίνεται με σεβασμό για το άτομο στο οποίο απευθύνεται.
Αρνητικά σχόλια
Λεπτή, ωστόσο, που χρησιμοποιείται κυρίως από διευθυντές που εγκαταλείπουν το θετικό για διαφορετικούς λόγους (αντίληψη διαχείρισης, σεμνότητα, αδεξιότητα κ.λπ.), αυτό το είδος ανατροφοδότησης, που αποδίδεται με εποικοδομητικό τρόπο, στοχεύει στη βελτίωση και την πρόοδο. Ο στόχος είναι να αντιληφθούν όλοι τα λάθη και τις αδυναμίες τους και να μάθουν από αυτά. Εάν το σφάλμα είναι ανθρώπινο, το σημαντικό είναι να μάθετε πώς να μαθαίνετε από τις πιθανότητές του.
Δείτε επίσης "Πώς να χειριστείτε την κριτική".
Θετική ανταπόκριση
Συχνά παραβλέπεται - λανθασμένα, αλλά ευκολότερο στην παράδοση από την αρνητική ανατροφοδότηση, αυτή η θετική ανατροφοδότηση για μια ενέργεια που πραγματοποιήθηκε ή μια συμπεριφορά είναι ένας ισχυρός παράγοντας παρακίνησης. Πράγματι, ενεργοποιεί μια θετική δυναμική για τον εργαζόμενο. Εδραιώνει την αυτοπεποίθηση, τονώνει τη δημιουργικότητα και ενισχύει την ομαδική συνοχή. Ένας ενάρετος κύκλος που εξαπλώνεται γρήγορα σε ολόκληρη την εταιρεία.
Παραδείγματα θετικών σχολίων: συγχαρητήρια, αναγνώριση μιας συγκεκριμένης ικανότητας,
Διορθωτική ανατροφοδότηση
Χρησιμοποιείται για την αναπροσαρμογή του άξονα εργασίας ή της συμπεριφοράς ενός υπαλλήλου όταν ο τελευταίος πηγαίνει σε λάθος κατεύθυνση, στοχεύει να γίνει καλύτερα αντιληπτός, πιο εποικοδομητικός παρά απλώς αρνητική ανατροφοδότηση. Ο σκοπός του είναι να επιφέρει αλλαγή στην προσέγγιση του εργαζομένου σε συγκεκριμένο πλαίσιο .
Λαμβάνει τη μορφή μιας εποικοδομητικής κριτικής: βελτίωση ενός τέτοιου συγκεκριμένου σημείου, συμβουλές "ειδικών", καθοδήγηση κ.λπ.
Λάβετε υπόψη: είναι απαραίτητο να κάνετε ένα βήμα πίσω πριν δώσετε σχόλια - εκτός εάν η κατάσταση είναι σοβαρή και θέσει κανέναν σε κίνδυνο.
Ενδιαφέρον για μια διαδικασία ανατροφοδότησης
Τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής μιας τέτοιας προσέγγισης στο τμήμα / την εταιρεία σας είναι πολλά:
- Διατηρήστε μια σχέση εμπιστοσύνης με τα μέλη της ομάδας του μέσω φυσικής και ανοιχτής επικοινωνίας.
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν καταλάβει αποστολή του και πηγαίνει στη σωστή κατεύθυνση.
- Δώστε περισσότερο νόημα στην αποστολή του καθενός : γνωρίζοντας τα μέσα και τα έξω και τη σημασία της αποστολής τους, οι εργαζόμενοι είναι πιο υπεύθυνοι, πιο εμπλεκόμενοι, πιο αυτόνομοι. Η συλλογική νοημοσύνη ενισχύεται έτσι.
- Αναγνωρίστε την εργασία, τις δεξιότητες και το ταλέντο μέλη της ομάδας του: τονίζοντας τακτικά τις ιδιότητες και τις επιτυχίες.
- Καλλιέργεια και προσφέρετε σε έναν υπάλληλο την ευκαιρία να διορθώσει την κατάσταση σε ένα τρέχον αρχείο, να διορθώσει ένα σφάλμα που δεν έγινε αντιληπτό κ.λπ.
- Επιτρέψτε σε έναν υπάλληλο να προχωρήσει , να βελτιώσει την προσέγγισή του σε ένα έργο, μια δεδομένη αποστολή κ.λπ.
- Εξαλείψτε τυχόν εμπόδια / δυσκολίες από τα πρώτα συμπτώματα: επικοινωνήστε χωρίς να περιμένετε να εκφυλιστεί από οποιαδήποτε πλευρά. Πράγματι, μια δυσφορία που δεν λαμβάνεται υπόψη αρκετά νωρίς όχι μόνο προκαλεί δυσαρέσκεια, θυμό ή πικρία στους πρωταγωνιστές, αλλά μπορεί επίσης να έχει καταστροφικές συνέπειες για την ομάδα, ακόμη και την εταιρεία … Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να επικοινωνήσουμε το συντομότερο δυνατό.
- Για τον διευθυντή, είναι η ευκαιρία να αξιολογήσει το στυλ διαχείρισής του , κάντε τυχόν διορθώσεις και βελτιωθείτε στην άσκηση της τέχνης σας γνωρίζετε καλύτερα τον εαυτό σας …
Ορίστε μια διαδικασία ανατροφοδότησης
Η προσέγγιση είναι μέρος μιας παγκόσμιας στρατηγικής επικοινωνίας εντός της εταιρείας. Οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι ενημερωμένοι για την ύπαρξη αυτής της πρακτικής και να γνωρίζουν τα μυστικά της.
Η προσέγγιση υλοποιείται από τακτικές, γρήγορες και δομημένες συνεντεύξεις ανατροφοδότησης. Για να είναι εποικοδομητική και ουσιαστική, μια συνέντευξη πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός 24 έως 48 ωρών από την εν λόγω συμπεριφορά. Από εκεί και πέρα, η προσέγγιση χάνει κάθε νόημα.
Πραγματοποιήστε μια επιτυχημένη συνέντευξη ανατροφοδότησης
Όπως κάθε ανταλλαγή, μια τέτοια συνάντηση, όσο ανεπίσημη κι αν είναι, προετοιμάζεται. Είναι σημαντικό ο καθένας από τους πρωταγωνιστές να είναι διαθέσιμος και προετοιμασμένος.
Μερικοί τρόποι επιτυχούς ανατροφοδότησης:
- Δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης εντός της ομάδας / τμήματος / εταιρείας: οι εργαζόμενοι πρέπει να αισθάνονται σεβαστοί, να ακούγονται και να λαμβάνονται υπόψη.
- Επιλέξτε την κατάλληλη ώρα για να δώσετε σχόλια: ακόμη και αν αυτές οι συναντήσεις είναι μάλλον άτυπες, είναι απαραίτητο να προγραμματίσετε τη συνάντηση σε μια στιγμή που οι 2 πρωταγωνιστές είναι πλήρως διαθέσιμοι.
- Επιλέξτε το σωστό μέρος και φόρμα : επιλέξτε ένα μέρος αρκετά ήσυχο ώστε να μην ενοχλείτε και / ή αποσπάστε την προσοχή σας κάθε 2 λεπτά και δώστε έναν άτυπο, αλλά δομημένο χαρακτήρα στη συνάντηση.
- Πάρτε αρκετή απόσταση πριν δώσετε ανατροφοδότηση: η αντίδραση υπό την επίδραση ενός συναισθήματος - ιδιαίτερα αρνητικού - είναι σπάνια σχετική. Επιπλέον, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε έναν σχετικά ουδέτερο τόνο για να απαλλαγείτε από κάθε παρασιτικό συναίσθημα και να καθοδηγείτε τον άλλο παρά να τον κρίνετε.
- Να βασίζεται σε γεγονότα, πράξεις ή παρατηρήσιμα και μετρήσιμα στοιχεία : η επιτυχής ανατροφοδότηση δίνεται απουσία οποιασδήποτε κρίσης για το άτομο. Ο διευθυντής δίνει ανατροφοδότηση για τις ενέργειες του συνεργάτη του και όχι για την προσωπικότητά του, τη λειτουργία του, τον χαρακτήρα του κ.λπ.
- Επίδειξη ενσυναίσθησης : επικοινωνήστε λαμβάνοντας υπόψη τη λειτουργία και τις ανάγκες του άλλου, εξασκήστε ενεργή ακρόαση, αναδιατύπωση για να αποφύγετε τυχόν παρεξήγηση.
- Να είστε αληθινοί και καλοπροαίρετοι : η αυθεντικότητα, η ειλικρίνεια και η καλοσύνη είναι απαραίτητα στοιχεία.
Η ανατροφοδότηση είναι ένας ισχυρός μοχλός επικοινωνίας και διαχείρισης. Ανακαλύψτε το SKS-Stop-Keep-Start, ένα απλό και αποτελεσματικό εργαλείο που θα σας βοηθήσει σε αυτή τη διαδικασία ή ακόμα και το παράθυρο του Johari για καλύτερη γνώση του εαυτού σας και του τρόπου επικοινωνίας του με τους άλλους.
