Το να γνωρίζετε πώς να εμπιστεύεστε ορισμένες εργασίες στους υπαλλήλους σας, πότε να το κάνετε και πώς να το κάνετε θα είναι ανεκτίμητο για εσάς στο ρόλο σας ως διευθυντής. Μάθετε παρακάτω πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και την ομάδα σας.
Μία από τις πρώτες παγίδες που αντιμετωπίζει ένας προϊστάμενος διευθυντής είναι η ανάθεση, η οποία συχνά θεωρείται ως απώλεια ελέγχου. Ωστόσο, η ανάθεση είναι μία από τις βασικές δεξιότητες που είναι απαραίτητες για αποτελεσματική και ενοποιητική διαχείριση.
Ποιες είναι οι συνεισφορές της αντιπροσωπείας;
Η απαλλαγή από ορισμένες εργασίες δεν είναι εύκολη άσκηση. Είναι μάλιστα αρκετά τέχνη! Μια αποτελεσματική και επιτυχημένη ανάθεση απαιτεί κάποια προσπάθεια και ορισμένο χρόνο για να κατανοήσετε πλήρως τους μηχανισμούς και κυρίως τα πλεονεκτήματα που αυτό θα προκαλέσει για εσάς, αλλά και για ολόκληρη την ομάδα σας:
- Παρακινήστε τους υπαλλήλους σας - Με ανάθεση, μόνο εμείς θα είμαστε σε θέση να επικεντρωθούμε στις βασικές αποστολές της θέσης σας και τις πιο επωφελείς για την εταιρεία σας, αλλά θα επιτρέψετε επίσης στους υπαλλήλους σας να εμπλακούν περισσότερο, να αναλάβουν πρωτοβουλίες, να δώσουν περισσότερο νόημα στις δικές τους αποστολές και έτσι αυξήσουν το κίνητρό τους δεκαπλάσια.
- Κυριαρχήστε στο χρόνο σας - Στα χαρτιά, ο χρόνος σας είναι καλά κατανεμημένος. Οργανώνετε τις μέρες σας με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι αποτελεσματικές και να έχετε όραμα για τα έργα, σχεδιάζοντας βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Αυτή είναι η θεωρία! Επειδή, στην πράξη, μπορείτε γρήγορα να ξεπεραστείτε από τις καθημερινές ενοχλήσεις και τα προβλήματα - λίγο πολύ παρεμβατικά - που προκύπτουν χωρίς προειδοποίηση.
- Επικεντρωθείτε στις προτεραιότητές σας - Ως εκ τούτου, ο στόχος είναι να διασφαλιστεί ότι σπαταλάται όσο το δυνατόν λιγότερος χρόνος για αυτούς και να κατανεμηθεί η μέγιστη προσπάθεια και συγκέντρωση στα βασικά. Άλλωστε για αυτό είσαι εδώ! Η ανάθεση αυτών των μη στρατηγικών καθηκόντων σε ένα αξιόπιστο άτομο που είναι ικανό για αυτόν τον τύπο αποστολής θα σας επιτρέψει να επικεντρωθείτε στην κύρια αποστολή σας, συγκεκριμένα: να κάνετε την ομάδα σας να λειτουργεί στη σωστή κατεύθυνση και στο σωστό ρυθμό, προκειμένου να συμβάλλετε στην συνολική ανάπτυξη της επιχείρησής σας και επιτρέψτε της να συνεχίσει να αναπτύσσεται.
- Ενισχύστε τα μέλη της ομάδας σας - Με την ανάθεση, ενσταλάζετε ένα αίσθημα ευθύνης στους υπαλλήλους σας, με αποτέλεσμα την ενίσχυση των δεξιοτήτων τους, την αύξηση των κινήτρων και την έννοια του νοήματος στην προσπάθεια που παρέχεται. Ο ενάρετος τροχός βρίσκεται σε κίνηση!
Πότε πρέπει να αναθέσετε μια εργασία σε έναν συνεργάτη;
Τώρα που έχετε πειστεί για τα οφέλη της ανάθεσης ορισμένων εργασιών στους υπαλλήλους σας, μένει να καθορίσετε πότε θα το κάνετε.
Συγκεκριμένα, για να καθορίσετε εάν μια συγκεκριμένη αποστολή μπορεί να ανατεθεί σε ένα από τα μέλη της ομάδας σας, μπορείτε να βασιστείτε σε μερικές ερωτήσεις:
- αν αναθέσω τέτοιο και τέτοιο άτομο σε αυτή τη δουλειά, θα μου αφήσει ελεύθερο χρόνο να επικεντρωθώ σε εργασίες που έχουν πιο ουσιαστικό αντίκτυπο στην ανάπτυξη του τμήματος μου, της επιχείρησής μου;
- Μήπως κάποιος στην ομάδα μου φαίνεται άνετος με την περιοχή που θέλω να αναθέσω; Θα μπορούσε να φέρει μια καινοτόμο γωνία θέασης;
- με την ανάθεση του τέτοιου έργου σε αυτόν και σε αυτόν τον υπάλληλο, του επιτρέπει αυτό να εμβαθύνει τις ικανότητές του, να τις εμπλουτίσει; Θα φέρει αυτό νέα δυναμική στην ομάδα στο σύνολό της;
- συμφωνώντας να αναθέσω σε τρίτους αυτό το μέρος της δουλειάς μου, θα δώσει αυτό περισσότερο νόημα στην αποστολή μας στο σύνολό της;
- Αν αναθέσω αυτό το έργο, θα επιτρέψει στην ομάδα μου να εμπλακεί περισσότερο και να βρει επιπλέον κίνητρο;
- Αυτή η μετάδοση θα διευκολύνει την πρωτοβουλία μεταξύ των υπαλλήλων μου;
Εάν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι "ναι", αναθέστε!
Προκειμένου να νιώσετε άνετα και να εξασκηθείτε στην εκτέλεση της ανάθεσης καθηκόντων, μπορείτε να ξεκινήσετε αναθέτοντας μικρές εργασίες ή εργασίες ρουτίνας στο οποίο έχετε διαπιστώσει γνήσιο και ενθουσιώδες ενδιαφέρον από ένα μέλος της ομάδας σας. Μπορεί να είναι ο σχεδιασμός μιας παρουσίασης, η διάταξη ενός αρχείου χωρισμένη σε πολλά αρχεία, η ταξινόμηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ακόμα και η απάντηση σε ορισμένα από αυτά, η αγορά υλικού …
Φοβάστε να αναθέσετε, γιατί είναι δύσκολο;
Ο φόβος της ανάθεσης πολύ συχνά προέρχεται από το γεγονός ότι ο διευθυντής φοβάται ότι ο εργαζόμενος στον οποίο αναθέτει ένα έργο θα αποτύχει στην αποστολή του Ε Θυμηθείτε ότι, ως διευθυντής, η ευθύνη για τη σωστή εκτέλεση αυτής της εργασίας θα ανήκει πάντα σε εσάς, είτε αναθέτετε είτε όχι.
Συνεπώς, η ανάθεση δεν είναι χωρίς κίνδυνο. Εναπόκειται σε εσάς να μετρήσετε τη σημασία αυτού και να αναθέσετε κάθε εργασία στο σωστό άτομο, με κατάλληλο τρόπο, έτσι ώστε να ελαχιστοποιήσετε κάθε κίνδυνο ανικανότητας ή ανεπαρκούς ικανότητας.
Εκτός από αυτόν τον φόβο μπροστά στην αδυναμία ενός ατόμου να εκτελέσει το έργο τουλάχιστον τόσο καλά όσο αυτός, ο διευθυντής μπορεί να επικαλεστεί την έλλειψη χρόνου, την έλλειψη εμπιστοσύνης στους συνεργάτες του, μια δυσφορία που προκαλείται από την πεποίθηση ότι θα περάσει έτσι για έναν ανίκανο, ένα συγκεκριμένο άγχος να διπλασιαστεί από έναν υφιστάμενο, ο φόβος να μην ξέρει πώς να αναθέσει, ακόμη και μια ορισμένη ενοχή στην ανάθεση αποστολών, μια ανάγκη για έλεγχο των πάντων, μια περηφάνια κ.λπ. Μερικοί μάλιστα πιστεύουν ότι κάνοντας τα πάντα μόνοι τους, δικαιολογούν τη θέση τους. Προσοχή στην εξουθένωση!
Ωστόσο, ως αποτελεσματικός διευθυντής, πρέπει να έχετε κατά νου, εκτός από την εκτέλεση των έργων που ανατίθενται στην υπηρεσία σας, την ανάπτυξη των μελών της ομάδας σας και την ανάπτυξη των δεξιοτήτων τους Ε Αυτό περιλαμβάνει αναγκαστικά ανάθεση!
Πώς να αναθέσετε; Τα βασικά σημεία
Συνήθως, εδώ τα πράγματα γίνονται δύσκολα. Επειδή όταν πρόκειται για ανάθεση, η επικοινωνία είναι υψίστης σημασίας! Να είστε προσεκτικοί, η επικοινωνία δεν σημαίνει βοήθεια από το Α έως το Ω με λεπτομέρειες για το πώς θα κάνατε το έργο που θέλετε να αναθέσετε. Επίσης, δεν τίθεται θέμα να υποθέσουμε ότι ο υπάλληλος σας διαβάζει τις σκέψεις σας και γνωρίζει το πλαίσιο με μεγάλη λεπτομέρεια!
Επιλέξτε το πιο σχετικό προφίλ
Η ανάθεση είναι μια πράξη διαχείρισης. Είναι για εσάς η ευκαιρία να συμβιβάσετε την επιτυχία του έργου και του διαχειριστικού στόχου που σας έχει ανατεθεί. Ένας ενδιαφέρον μοχλός για επαναπροσδιορίστε έναν υπάλληλο ξηρότερος.
Εμπιστοσύνη
Η καλή ανάθεση ξεκινά με εμπιστοσύνη στην ευφυΐα του συνεργάτη σας, στις ικανότητές του να εκτελέσει το έργο που του έχει ανατεθεί.
Εξηγήστε το αναμενόμενο αποτέλεσμα
Όπως περιγράφηκε παραπάνω, είναι εντελώς απαγορευμένο και περιττό να εκτελέσετε την αποστολή όπως θα την είχατε πραγματοποιήσει. Απλώς περιγράψτε το γενικό πλαίσιο και δώστε το αναμενόμενο αποτέλεσμα. Να είστε ακριβείς στη διατύπωση του τελευταίου και βεβαιωθείτε ότι ο συνεργάτης σας καταλαβαίνει σωστά. Μπορείτε, για παράδειγμα, να χρησιμοποιήσετε την τεχνική που είναι γνωστή ως αναδιατύπωση, η οποία συνίσταται στο να ζητήσετε από τον συνάδελφό σας να επαναλάβει με δικά του λόγια αυτό που κατάλαβε για τη νέα του αποστολή.
Θέστε μια εφικτή προθεσμία
Ο στόχος δεν είναι να μεταφέρετε την πίεση των προθεσμιών στις οποίες βρίσκεστε στην ομάδα σας. Οργανωθείτε για να δώσετε μια λογική προθεσμία.
Αφήστε τον συνεργάτη σας αυτόνομο
Για την ολοκλήρωση του έργου, αφήστε τον συνάδελφό σας να το κάνει! Τι κίνητρο θα είχε να ακολουθήσει κατά γράμμα ένα εγχειρίδιο οδηγιών; Αφήστε την περιέργειά του, τη δημιουργικότητά του να ξεπηδήσει! Με αυτόν τον τρόπο, θα αισθανθεί την εμπιστοσύνη σας σε αυτόν / της και θα είναι ακόμα πιο αποτελεσματικός και παραγωγικός! Το κίνητρο θα είναι εκεί! Αν μπορούσατε να παρουσιάσετε την εν λόγω αποστολή με θετικό τρόπο και να της δώσετε νόημα, όχι μόνο για αυτόν, αλλά για ολόκληρη την ομάδα, ακόμη και ολόκληρη την εταιρεία. Μην το παρακάνετε ούτως ή άλλως! Θα μπορούσε να θεωρηθεί ως κυνισμός και να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα …
Διαθέστε τους απαιτούμενους πόρους
Η αποχώρηση από ανεξάρτητο δεν σημαίνει στέρηση πόρων. Ο στόχος για τον συνεργάτη σας και για εσάς είναι η επιτυχία του έργου που σας έχει ανατεθεί. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι έχει πρόσβαση στους απαραίτητους πόρους για να εκτελέσει το έργο που του έχετε αναθέσει.
Κάντε μια κανονική βελονιά
Είναι σημαντικό, ειδικά στο πλαίσιο μακροχρόνιων εργασιών, να προγραμματίσει κάποια σημεία σχετικά με την πρόοδο των εργασιών Ε Αυτό θα σας επιτρέψει να διασφαλίσετε εποικοδομητικά ότι το έργο είναι ακόμα σε καλό δρόμο.
Μείνετε συντονισμένοι όλη την ώρα!
Αναθέτετε, φυσικά, αλλά δεν πρόκειται για καθαρά και απλή απαλλαγή από μια εργασία και μην ανησυχείτε πια για αυτό. Μείνετε ανοιχτοί και διαθέσιμοι καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας.
Να συμπεράνω, η ανάθεση είναι απαραίτητη! Εσείς - και κανείς - δεν μπορείτε να κάνετε τα πάντα ή να παραμορφώσετε το χρόνο. Ως διαχειριστής, μια από τις αποστολές σας είναι να οργανώσετε την ομάδα σας (της οποίας είστε αναπόσπαστο μέρος) με τον βέλτιστο τρόπο. Δεν πρέπει να είστε δικτάτορας ή νταντά, αλλά πρότυπο, μέντορας, ηγέτης και πρέπει να οδηγήσετε την ομάδα σας στο καλύτερο. Είτε προς το συμφέρον της εταιρείας, αλλά και προς το συμφέρον όλων.
Έτσι … Χαμογέλα, τα καταφέρνεις!
Αυτό το αρχείο αναφέρεται στο: Γνωρίζοντας πώς να αναθέσετε
