Εδώ είστε στο ρόλο του μάνατζερ μιας νέας ομάδας. Εάν αυτές οι ειδήσεις σας κάνουν ευτυχισμένους, οι νέοι συνεργάτες σας, από την πλευρά τους, είναι σίγουροι ότι τείνουν σε διάφορα συναισθήματα, ανάλογα με το πλαίσιο: άγχος, φόβος αλλαγής, φόβοι, θλίψη κ.λπ. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να τους καθησυχάσετε ενώ θα καθορίσετε την ηγεσία σας. Πώς να προχωρήσω ?
Οι πρώτες εντυπώσεις είναι συχνά καλές. Όταν φτάσετε στο κεφάλι μιας ομάδας που είναι ήδη έτοιμη, η ανάληψη μιας θέσης είναι δύσκολη: πρέπει να είστε προσεκτικοί για να μην το παρακάνετε, να μην προσβάλλετε κανέναν, να αποφύγετε να επιβάλλετε τις ιδέες σας για έναν κενό στόχο από τα πρώτα δευτερόλεπτα και κυρίως φροντίστε να διατηρήσετε την υπάρχουσα συνοχή και δυναμική. Αυτό ενώ δημιουργούσε ακόμη μια ορισμένη αρχή.
Αντιμέτωπη με το νεοεισερχόμενο, η ομάδα βιώνει πολύ συχνά συναισθήματα φόβου (φόβος αλλαγής, άγνωστου, απώλειας κάτι κ.λπ.), άγχος (αντιμετώπιση νέων απαιτήσεων, νέο στυλ διαχείρισης κ.λπ.), θλίψη επίσης (απώλεια μια συγκεκριμένη άνεση ρουτίνας, ορισμένων συνηθειών κ.λπ.). Συναισθήματα που ο νέος διευθυντής πρέπει να λάβει υπόψη με τον ίδιο τρόπο όπως η κατάσταση και το πλαίσιο στο οποίο φτάνει (εξαγορά, αναδιοργάνωση, συνταξιοδότηση κ.λπ.).
Η πρώτη επαφή είναι μια ουσιαστική - όσο λεπτή - στιγμή, στην οποία δεν θα έχετε δεύτερη ευκαιρία. Επομένως, είναι απαραίτητο να το προετοιμάσετε προσεκτικά.
Η διοργάνωση μιας επίσημης ή άτυπης συνάντησης παρουσίασης μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να γνωρίσετε τους νέους υπαλλήλους σας, να λάβετε τον παλμό του ηθικού και να οικοδομήσετε διάλογο και κλίμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης, τα οποία είναι εγγενή σε μια εποικοδομητική σχέση με την ομάδα σας.
Γνωρίστε τους υπαλλήλους σας πριν τους συναντήσετε
Πριν από αυτήν την εισαγωγική συνάντηση, συλλέξτε μερικές πληροφορίες σχετικά με την ομάδα σας για να δείξετε στους νέους υπαλλήλους σας ότι είναι σημαντικοί για εσάς και ότι τους νοιάζεστε πραγματικά. Διαφορετικές πιθανές πηγές:
- άτυπη συνέντευξη με τον προκάτοχό σας : αποτυγχάνει αυτό με τον διαχειριστή γραμμής σας, το HRD ή ακόμα και τον CEO σας. Θα είναι σε θέση να σας πουν λίγα λόγια για τις προσωπικότητες κάθε νέου υπαλλήλου σας (πλεονεκτήματα, αδυναμίες κ.λπ.), να σας ενημερώσουν για τυχόν συγκρούσεις / σημαντικές πληροφορίες εντός της ομάδας που πρέπει να γνωρίζετε.
- οργανόγραμμα / τρομπινοσκόπιο της εταιρείας : ένα έγγραφο που σας επιτρέπει να κατανοήσετε την οργάνωση της εταιρείας και να απεικονίσετε το ρόλο καθενός από τους προσδιορισμένους υπαλλήλους (όνομα, μερικές φορές συνοδευόμενη από φωτογραφία) εντός της εταιρείας. Συγκεκριμένα, θα σας ενημερώσει ποιος κάνει τι στη νέα σας ομάδα.
- Εταιρικό Κοινωνικό Δίκτυο : ή intranet. Ένα χρήσιμο εργαλείο για να γνωρίσετε τους διαφορετικούς υπαλλήλους της εταιρείας και να μάθετε περισσότερα γι 'αυτούς: θέση, αποστολές, δεξιότητες, αλλά και χόμπι, εξωεπαγγελματικές δραστηριότητες κ.λπ.
- κλασικά κοινωνικά δίκτυα : συγκεκριμένα και κυρίως LinkedIn, το οποίο σας επιτρέπει να δείτε το επαγγελματικό προφίλ των νέων υπαλλήλων σας, το ιστορικό τους, τις διαφορετικές εμπειρίες τους κ.λπ.
Προσπαθήστε να θυμάστε τα ονόματα των υπαλλήλων σας καθώς και μερικά στοιχεία για αυτούς: βασικές επιτυχίες, χόμπι, πόλη προέλευσης, υπόβαθρο, προϋπηρεσία στην εταιρεία κ.λπ. Αν ειναι εφικτο, βάλτε ένα πρόσωπο στα ονόματα και απομνημονεύστε αυτές τις πληροφορίες.
Είναι απαραίτητο, για την ευημερία της ομάδας σας και την επιτυχία της νέας σας εργασίας, να μην κάνετε λάθη από την πρώτη επαφή. Έτσι, εάν κληθείτε να διαχειριστείτε ανθρώπους διαφορετικών πολιτισμών ή γενεών, μάθετε για τις συνήθειες και τα έθιμα όσον αφορά την επικοινωνία και τη διαχείριση, ιδίως.
Επί πλέον, απορροφήστε την κουλτούρα και την ταυτότητα του νέου σας οργανισμού. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης παρουσίασής σας, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είστε σε φάση με το πνεύμα, τις πρακτικές της εταιρείας, φέρνοντας παράλληλα το δικό σας στυλ διαχείρισης.
Ωστόσο, εάν επρόκειτο να διαχειριστείτε πρώην συναδέλφους ή γνωστούς, θα πρέπει να επαναπροσδιορίσετε τη σχέση εργασίας σας μαζί τους. Μια προσέγγιση που θα λάβει χώρα στο περιθώριο αυτής της συνάντησης παρουσίασης.
Ορίστε μια συνάντηση παρουσίασης με τη νέα σας ομάδα
Είτε επίσημη είτε όχι, αυτή η σχετικά σύντομη στιγμή συνάντησης (μέγιστο 30 λεπτά) με όλους τους νέους υπαλλήλους σας είναι ένα βασικό στοιχείο για την ενσωμάτωσή σας και την ανάληψη καθηκόντων σας ως επικεφαλής της ομάδας.
Επιλέξτε το σωστό μέρος
Ο τόπος καθώς και η ευκολία που θα φροντίσετε να εγκαταστήσετε είναι τα πρώτα συστατικά μιας επιτυχημένης συνάντησης. Έχει να κάνει με όλους να χαλαρώσουν, να μειώσουν το άγχος και τις αγωνίες που σχετίζονται με αυτήν την αλλαγή και να δημιουργήσουν ένα κλίμα εμπιστοσύνης κάνοντας τις ανταλλαγές όσο το δυνατόν ρευστότερες.
Επιλέξτε ένα ουδέτερο, ευχάριστο, φωτεινό μέρος. Δομή του δωματίου με φιλικό τρόπο: στρογγυλό τραπέζι αν είναι δυνατόν. Αυτό διευκολύνει τη διαπροσωπική επικοινωνία. Αν αντιμετωπίζετε μια ομάδα πολλών ατόμων ή εάν το δωμάτιο δεν έχει τραπέζια, φροντίστε να τακτοποιήσετε τις καρέκλες σε ημικύκλιο απέναντί σας, όχι σε αυστηρές, ευθείες σειρές. Δεν είναι πολλά, αλλά έχει σημαντικό αντίκτυπο στο πώς αισθάνονται οι υπάλληλοί σας όταν πρόκειται για φιλικότητα προς το χρήστη.
Επιλέξτε τη σωστή μορφή
Αναφέρετε στην αρχή πώς θα εξελιχθεί αυτή η συνάντηση (ο σκοπός και η διάρκεια της συνάντησης): πρόκειται για γνωριμία μεταξύ τους σε αρκετά εύλογο χρονικό διάστημα. Ενημερώστε τη νέα σας ομάδα ότι δεν θα μπορείτε να απαντήσετε σε όλες τις προσδοκίες και σε όλες τις ερωτήσεις εδώ και ότι θα οργανώσετε γρήγορα ατομικές συνεντεύξεις όπου ο καθένας θα μπορεί να μιλήσει εκτενώς και με μεγαλύτερη ακρίβεια.
Παρουσιάστε εν συντομία τον εαυτό σας (την ταυτότητά σας, το ιστορικό σας, τις αξίες σας…). Αποφύγετε τους μονολόγους και άλλες μεγάλες ομιλίες. Να είστε φυσικοί και αληθινοί. Είστε εδώ για να γνωριστείτε.
Δώστε φωνή στους υπαλλήλους σας έτσι ώστε ο καθένας να παρουσιάζεται με τη σειρά του και να εκφράζει, για παράδειγμα, τις καλύτερες αναμνήσεις του ως ομάδα ή αυτό που εκτιμά όσον αφορά το στυλ διαχείρισης. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε τα πρώτα στοιχεία ενός ισχυρού δεσμού και εμπιστοσύνης με τα μέλη της νέας σας ομάδας.
Εάν κάποιοι από τους υπαλλήλους σας είναι πολύ μακριά για να είναι φυσικά παρόντες, βεβαιωθείτε ότι η εικονική σύνδεση είναι η βέλτιστη : ήχος, εικόνα κ.λπ. και να τους κάνουν να αισθάνονται εντελώς συμπεριληφμένοι στον κύκλο. Γνωρίστε τους σωματικά το συντομότερο δυνατό, γιατί ακόμα κι αν ζείτε σε μια εποχή που ο εικονικός είναι βασιλιάς, είναι απαραίτητο να συναντηθείτε πραγματικά για να δημιουργήσετε μια διαρκή σχέση εμπιστοσύνης.
Οι παγκόσμιες / ανεπίσημες συζητήσεις είναι επίσης σημαντικές εδώ. Επιτρέπουν στις προσωπικότητες να εκφράζονται, συγγένειες να δημιουργούν. Αυτό αποτελεί τη βάση ενός συνδέσμου μεταξύ του διευθυντή και της ομάδας του, ένα ουσιαστικό στοιχείο για καλή συνοχή και θετική δυναμική της ομάδας.
Ρυθμίστε τον τόνο
Εάν η συνάντηση προορίζεται να είναι μάλλον άτυπη και έχει κυρίως στόχο να γνωρίσει ο ένας τον άλλον, παραμένει το γεγονός ότι είναι επίσης για εσάς, ως διευθυντής, η στιγμή που δεν πρέπει να χάσετε, γιατί είναι εδώ βάζετε τα πρώτα θεμέλια της διαχείρισής σας. Να είστε θετικοί και εποικοδομητικοί.
Εξασκηθείτε στην ενεργή ακρόαση. Απαντήστε στις ερωτήσεις των νέων συνεργατών σας διατηρώντας παράλληλα τον άξονα των κοινών στόχων. Αποφύγετε τα συγχαρητήρια στον εαυτό σας εκθέτοντας εκτενώς τις προηγούμενες επιτυχίες σας και τις μεγάλες ιδιότητες και ικανότητές σας ως διευθυντής. Παραμένω ταπεινός. Πείτε στους νέους υπαλλήλους σας ότι πρώτα θα παρατηρήσετε και θα μάθετε πολλά και σίγουρα θα κάνετε ορισμένες αλλαγές αργότερα - μόλις έχετε ένα σαφές όραμα για το πώς λειτουργεί η ομάδα, αλλά και για την εταιρεία - και αυτό, πάντα με στόχο τον ατομικό και συλλογική βελτίωση.
Αυτή η πρώτη επαφή χρησιμεύει για την καθιέρωση μιας συγκεκριμένης ηγεσίας, σεβόμενη παράλληλα όσα έχουν δημιουργηθεί μέχρι τότε. Μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να κρατάτε σημειώσεις που μπορείτε να ελέγξετε αργότερα.
Να αποφευχθεί επιτακτικά : κριτικές για τον προκάτοχό σας, τις μεθόδους διαχείρισής του, τις πρακτικές της εταιρείας κ.λπ. ή οποιαδήποτε κρίση.
Γνωρίστε το καθένα ξεχωριστά
Μετά τη συνάντηση ομαδικής παρουσίασης, είναι σκόπιμο να συναντήσετε ξεχωριστά κάθε νέο συνεργάτη σας. Αυτό θα σας ενημερώσει για τις προσωπικότητες κάθε μέλους της νέας σας ομάδας (βασίζονται στη μη λεκτική επικοινωνία) καθώς και την αντίληψή τους για τα πράγματα, τις πιο ακριβείς δεξιότητές τους, τις προσδοκίες τους, τους φόβους τους κ.λπ.
Για τους υπαλλήλους σας, είναι η ώρα να ανοίξετε ξανά έναν διάλογο με τον ιεραρχικά ανώτερό τους, να εκφράσετε τους φόβους τους, αλλά και να μιλήσετε για τις επιτυχίες τους, τις ικανότητές τους κ.λπ.
Τα κλειδιά για επιτυχημένες παρουσιάσεις ένας προς έναν
Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη διεξαγωγή των πρώτων σας συναντήσεων με κάθε μέλος της νέας ομάδας σας:
- έχουν οργανώσει στο παρελθόν μια ομαδική συνάντηση παρουσίασης κατά τη διάρκεια της οποίας οι νέοι υπάλληλοί σας θα έχουν ενημερωθεί για τη διοργάνωση μεμονωμένων συνεντεύξεων
- έχοντας κλείσει επίσημα ραντεβού με κάθε νέο συνεργάτη σας.
- επιλέξτε ένα ουδέτερο και ήσυχο μέρος ώστε να μην ενοχληθούν και να διευκολυνθούν οι ανταλλαγές.
- ξέρουν πώς να ακούν, να δείχνουν αντικειμενικότητα, ενσυναίσθηση και καλοσύνη προκειμένου να χτίσετε τις βάσεις μιας εποικοδομητικής σχέσης με την ομάδα σας.
- ανοιχτή ερώτηση : αυτό επιτρέπει, μεταξύ άλλων, να αποφύγετε τις αμυντικές θέσεις των εργαζομένων σας, των οποίων το κύριο μέλημα είναι να διατηρήσουν τη θέση τους και / ή μια δυσάρεστη θέση ενόψει μιας εκφρασμένης σύγκρουσης, αλλά για τις οποίες δεν είστε επαρκώς ενημερωμένοι για να είστε ικανός να απαντήσει εποικοδομητικά.
Οπλισμένοι με τις διάφορες πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων, μπορείτε στη συνέχεια να προετοιμάσετε αποτελεσματικά την πρώτη σας συνάντηση εργασίας!
Αυτό το αρχείο αναφέρεται στο: Πώς να διαχειριστείτε μια ομάδα;
