Όλο και περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν εξ αποστάσεως εργασία για ορισμένους υπαλλήλους - μερικές φορές για όλους τους υπαλλήλους τους. Η εγκατάλειψη του μοντέλου ενός παραδοσιακού εργασιακού περιβάλλοντος προκαλεί αναπόφευκτα μια αλλαγή στις μεθόδους, τις μεθόδους και τις συνήθεις διαδικασίες διαχείρισης.
Η διαχείριση μιας εικονικής ομάδας απαιτεί μια σειρά από εργαλεία και συγκεκριμένες διαχειριστικές πρακτικές.
Γρήγορη πλοήγηση
- Τι είναι μια εικονική ομάδα;
- Οι 4 διαστάσεις μιας εικονικής ομάδας
- Τα κλειδιά για τη διαχείριση τέτοιων ομάδων
- Πρακτικές συμβουλές για τη διαχείριση γεωγραφικά διασκορπισμένων υπαλλήλων
Τι είναι η "εικονική" ομάδα;
Είναι πρώτα απ 'όλα ενδιαφέρον να θυμηθούμε τι είναι μια ομάδα, είτε είναι εικονική είτε όχι. Μια ομάδα είναι μια ομάδα ατόμων που εργάζονται μαζί στην ίδια κατεύθυνση. Υπάρχει μόνο μέσα από τις αποστολές του, τα έργα του, τους συλλογικούς του στόχους. Ο καθένας αυτοπροσδιορίζεται ως μέρος της ίδιας οντότητας. Όλοι ενεργούν προς το συμφέρον της ομάδας, υπό την ηγεσία ενός διευθυντή.
Λέγεται ότι μια ομάδα είναι «εικονική» όταν τα μέλη της δεν εργάζονται όλα σωματικά στον ίδιο χώρο και την ίδια στιγμή. Επομένως, είναι θέμα συνεργασίας, αλλά χωριστά. Μαζί με την έννοια ότι όλη η ομάδα πηγαίνει στην ίδια κατεύθυνση, προς τον ίδιο στόχο. Ξεχωριστά, επειδή δεν μοιράζονται όλοι οι εργαζόμενοι το ίδιο γραφείο, το ίδιο περιβάλλον, το ίδιο ωράριο κ.λπ. και στην πραγματικότητα δεν συναντιούνται πολύ σπάνια.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι λεγόμενων «εικονικών» ομάδων. Μπορεί να ενεργεί από ομάδες των οποίων τα μέλη βρίσκονται στην ίδια γεωγραφική περιοχή, αλλά εργάζονται - τακτικά ή με πλήρη απασχόληση - από ένα μέρος που δεν είναι η εταιρεία. Κάποιοι εργάζονται από το σπίτι, άλλοι είναι λάτρεις των συνεργατικών κέντρων, άλλοι ταξιδεύουν στον πλανήτη ως μέρος των αποστολών τους και επικοινωνούν από τον τρέχοντα χώρο εργασίας τους. Μερικές φορές η ομάδα δεν έχει σταθερό και μόνιμο χώρο συνάντησης.
Με την έλευση των νέων τεχνολογιών, ειδικά στην επικοινωνία, οι υπάλληλοι των εικονικών ομάδων μαθαίνουν να συνεργάζονται, ενώ είναι μόνοι τους, προς έναν κοινό στόχο. Ο χρόνος, ο χώρος και η οργάνωση επαναπροσδιορίζονται. Οι δεσμοί μεταξύ των διαφορετικών υπαλλήλων της ίδιας ομάδας ενισχύονται χάρη στους νέους τρόπους επικοινωνίας.
Η σύνθεση και η διαχείριση μιας εικονικής ομάδας έχει, φυσικά, πλεονεκτήματα, αλλά και ορισμένα όρια.
Πλεονεκτήματα
- Ευκαμψία για τα μέλη της ομάδας - καλύτερη ισορροπία μεταξύ ιδιωτικής και επαγγελματικής ζωής, οργάνωση του χρόνου εργασίας, οργάνωση εργασιών κ.λπ.
- Μειωμένο κόστος για τον οργανισμό - υποδομές, ακίνητα, εξοπλισμός, τζίρος κ.λπ.
- Καλύτερη παραγωγικότητα - λιγότερο χρόνο διακοπής, καλύτερη επικοινωνία …
- Αυξημένη ικανοποίηση από υπαλλήλους …
Όρια
- Συμμετοχή και ταυτότητα ομάδας δύσκολο να εφαρμοστεί,
- Ομαδική συνοχή μερικές φορές δύσκολο να δημιουργηθεί, δύσκολη εμπιστοσύνη για εγκατάσταση,
- Δυσκολία στο προσλάβετε τα σωστά προφίλ , συνθέστε τη σωστή ομάδα,
- Τεχνολογικές διαφορές ανάλογα με την τοποθεσία των εργαζομένων, τις δυσκολίες συντήρησης πληροφορικής, πρόσθετο κόστος για τις υπηρεσίες που δημιουργούνται ανάλογα με τις γεωγραφικές περιοχές κ.λπ.
- Πολιτιστικά εμπόδια, εάν υπάρχουν,
- και τα λοιπά.
Οι 4 διαστάσεις μιας εικονικής ομάδας
Η Jessica Lipnack και ο Jeffrey Stamps έχουν δημιουργήσει 4 διαστάσεις που χαρακτηρίζουν μια εικονική ομάδα:
- Ο σκοπός της ομάδας : αποστολές για την επίτευξη ενός στόχου και την επίτευξη αποτελεσμάτων. Αυτό μεταφράζεται στη δέσμευση, μέσω καθημερινών εργασιών και αποστολών, κάθε μέλους της ομάδας για την επίτευξη ενός κοινού στόχου. Το τελευταίο είναι σαφές, κοινό και αποδεκτό από όλους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα συγκεκριμένους ρόλους, ευθύνες και αποστολές για κάθε μέλος της ομάδας. Οι στόχοι είναι συνεπώς ατομικοί και αλληλοεξαρτώμενοι μεταξύ τους.
- Τα άτομα : ηγέτης / διευθυντής, υπάλληλοι, 2 διαστάσεις - εσωτερικές και εξωτερικές. Μια εικονική ομάδα δεν είναι απλώς ένα σύνολο τεχνολογιών, η κάθε μία πιο ανεπτυγμένη από την άλλη. Τα μέλη μιας τέτοιας ομάδας πρέπει να είναι σε θέση να εργάζονται σε δύο επίπεδα: εσωτερικά (ανεξάρτητα και με άλλα μέλη της ομάδας), αλλά και εξωτερικά (με συνεργάτες εκτός της ομάδας - προμηθευτές, πελάτες, διάφορους παρόχους κ.λπ.).
- Συνδέσεις : αλληλεπιδράσεις, διαπροσωπικές σχέσεις μέσω μέσων επικοινωνίας. Τα μέλη της ομάδας συνδέονται μέσω διαφορετικών εργαλείων (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, άμεσων μηνυμάτων, βιντεοδιασκέψεις κ.λπ.) προκειμένου να μπορούν να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Αυτά τα εργαλεία καθιστούν δυνατή τη διαγραφή της απόστασης, διευκολύνουν την εργασία και τη λήψη αποφάσεων. Τα μέλη μιας εικονικής ομάδας δημιουργούν έτσι σταθερές διαπροσωπικές σχέσεις και αναπτύσσουν ένα κλίμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης. Βασικά στοιχεία για την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα.
- Της προσωρινότητας : ατζέντα / ημερολόγιο, έργα, κύκλος ζωής ομάδας. Ο διαχειριστής μιας εικονικής ομάδας δεν θα μπορεί να συγκεντρώσει όλα τα μέλη της ταυτόχρονα στον ίδιο χώρο όπως θα έκανε με μια κλασική ομάδα. Θα πρέπει να αντιμετωπίσει τις ατζέντες και τους χρονικούς περιορισμούς όλων. Κάθε μέλος, από την πλευρά του, θα πρέπει να καταβάλει τις απαραίτητες προσπάθειες για να προσαρμοστεί όσο το δυνατόν καλύτερα. Το ιδανικό είναι να το ορίσετε αμέσως μόλις συσταθεί η ομάδα έτσι ώστε να μπορεί να περιφέρεται πριν βρει την ταχύτητά της.
Τα κλειδιά για τη διαχείριση μιας εικονικής ομάδας
Δεν διαχειρίζεσαι μια εικονική ομάδα όπως ακριβώς διαχειρίζεσαι μια "κλασική" ομάδα. Υπάρχουν μερικοί κανόνες που πρέπει να τηρούνται.
Επικοινώνησε αποτελεσματικά
Η επικοινωνία είναι η βάση κάθε σχέσης. Όταν οδηγείτε μια ομάδα συνεργατών διασκορπισμένων σε διαφορετικά μέρη, είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε πολλά εργαλεία επικοινωνίας με συγκεκριμένους σκοπούς:
- μοιραστείτε πληροφορίες επίσημα όλα τα άλλα μέλη της ομάδας ή απλά μερικά,
- συνομιλία ανεπίσημα με τους συναδέλφους, όπως θα κάναμε στην καφετιέρα ή στη γωνία ενός διαδρόμου - μέσω του Slack για παράδειγμα,
- ανταλλαγή σε συνάντηση ,
- μεταδίδει ένα ουσιαστικό στοιχείο σε όλη την ομάδα,
- προχωρήσουμε σε ένα έργο ,
- κοινοποιήσει ένα επείγον στοιχείο απευθείας στο σωστό άτομο,
- και τα λοιπά.
Επομένως, είναι απαραίτητο να καθοριστούν από την αρχή με σαφήνεια οι χρήσεις καθενός από τα μέσα επικοινωνίας που διατίθενται. Αυτό αποφεύγει οποιαδήποτε επακόλουθη παρεξήγηση ή απώλεια χρόνου στον οργανισμό. Επιπλέον, συμβάλλει σε ένα συγκεκριμένο αίσθημα ανήκειν σε μια ομάδα. Κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει ποιο εργαλείο να χρησιμοποιήσει, πότε και για ποιο σκοπό.
Είναι επίσης σημαντικό όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση σε όλα τα κανάλια επικοινωνίας που έχουν ρυθμιστεί γρήγορα και διαισθητικά. Πρέπει να παρέχεται κατάλληλη εκπαίδευση σε κάθε εργαζόμενο, είτε γίνεται επί τόπου είτε μέσω βιντεοκλήσης ή με οποιοδήποτε άλλο μέσο που επιτρέπει στον συμμετέχοντα να αναλάβει πλήρως και αμέσως την κυριότητα του εν λόγω εργαλείου.
Προειδοποίηση : είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η ασφάλεια των μέσων επικοινωνίας, ιδίως όταν πρόκειται για την ανταλλαγή εμπιστευτικών δεδομένων.
Διαχείριση έργων
Συγκεκριμένα, σχηματίζεται μια ομάδα για την εκτέλεση έργων.
Για αυτό, είναι απαραίτητο να επενδύστε σε συνεργατικά εργαλεία , αφιερωμένο ιδίως στη διαχείριση έργου, καθιστώντας δυνατή την τήρηση προθεσμιών, την ανταλλαγή πληροφοριών, την αποστολή ειδοποιήσεων και ειδοποιήσεων, την παρακολούθηση της προόδου του καθενός, την έκδοση εβδομαδιαίας ή μηνιαίας παρακολούθησης που αναφέρει όλα όσα πρέπει να γίνουν, από ποιον και πότε.
Η χρήση τέτοιων εργαλείων όχι μόνο βελτιώνει την παραγωγικότητα, αλλά προάγει επίσης την επικοινωνία και τις ανταλλαγές μεταξύ των διαφορετικών μελών της ομάδας. Οι τελευταίοι μπορούν ανά πάσα στιγμή να παρακολουθούν την πρόοδο των συναδέλφων τους, να συλλέγουν τις πληροφορίες που χρειάζονται, να αναφέρουν τη δική τους πρόοδο κ.λπ.
Το φάσμα των εργαλείων διαχείρισης έργου είναι ευρύ. Ο καθένας θα επιλέξει τον τύπο που ταιριάζει καλύτερα στον τομέα δραστηριότητάς του, στην οργάνωση και στις ανάγκες της ομάδας του.
Κινητοποίηση και παρακίνηση των στρατευμάτων
Για να εμπλέξει και να παρακινήσει τους υπαλλήλους του διασκορπισμένους σε διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες, ο διευθυντής πρέπει επιτρέπουν τη μέγιστη ευελιξία, αυτονομία και ελευθερία δράσης. Τέτοιες ομάδες είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές σε απελευθερωμένους οργανισμούς, που χαρακτηρίζονται από έναν τρόπο λειτουργίας που προσφέρει μεγάλο μέρος της αυτοδιαχείρισης και της λογοδοσίας στους υπαλλήλους του.
Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι ικανοποιημένος να παρακολουθεί τα έργα και τους συνεργάτες του από μακριά, χωρίς να αλληλεπιδρά μαζί τους τακτικά. Έτσι, είναι απαραίτητο για αυτόν να τονώσει τη δυναμική μιας ομάδας και να διατηρήσει μια ορισμένη εξομοίωση, μεταξύ άλλων:
- μοιραστείτε το όραμά σας, δώστε νόημα,
- υπενθυμίζουν τους κοινούς στόχους,
- χτίστε μια ισχυρή εταιρική / ομαδική κουλτούρα,
- αναγνωρίζουν και εκτιμούν την παρεχόμενη εργασία,
- ενίσχυση των διαφόρων διαύλων επικοινωνίας …
Πρακτικές συμβουλές για τη διαχείριση μιας εικονικής ομάδας σε καθημερινή βάση
Για να μεγιστοποιήσει την παραγωγικότητα και την επιτυχία μιας ομάδας εργαζομένων με γεωγραφική διασπορά, ο διευθυντής πρέπει να χρησιμοποιήσει τα σωστά εργαλεία και να χρησιμοποιήσει τις σωστές μεθόδους διαχείρισης, ενώ διαθέτει συγκεκριμένο αριθμό συγκεκριμένων ικανοτήτων. Από εργαλεία συνεργασίας έως βασικές πρακτικές, εδώ είναι μερικές ιδέες για τη διαχείριση μιας εικονικής ομάδας.
Στρατολογήστε τους κατάλληλους ανθρώπους
Συγκεντρώστε τη σωστή ομάδα Ε Αυτό που θα αποτελείται από συνεργάτες ικανούς να λειτουργούν αποτελεσματικά από απόσταση. Αρκετά αυτόνομοι, με κίνητρο, επινοητικοί, με καλή ικανότητα να επικοινωνούν γραπτώς και προφορικά, γνωρίζοντας πώς να διαχειρίζονται αποτελεσματικά το χρόνο τους. Και κυρίως σε ποιον να έχεις απόλυτη εμπιστοσύνη. Η ιδέα δεν είναι ότι ο διευθυντής ξοδεύει το χρόνο του απαιτώντας λογοδοσία για να βεβαιωθεί ότι η δουλειά έχει ολοκληρωθεί.
Κατά την πρόσληψη αυτών των υπαλλήλων, ο διευθυντής πρέπει ιδίως να διασφαλίζει την ικανότητά τους να εργάζονται σε μια εικονική ομάδα: άνετα με τα μέσα επικοινωνίας που υιοθετήθηκαν και τέθηκαν σε εφαρμογή, επινοητικοί απέναντι σε τυχόν δυσκολίες ή προβλήματα που πρέπει να επιλυθούν, αλλά ικανός να ζητήσει βοήθεια αν χρειαστεί.
Δημιουργήστε μια σχέση εμπιστοσύνης με κάθε εργαζόμενο
Η εμπιστοσύνη είναι η βάση κάθε σχέσης. Αυτό είναι απολύτως λογικό όταν ο διευθυντής και οι συνεργάτες του βλέπουν ο ένας τον άλλο μόνο περιστασιακά.
Είναι σημαντικό για τον διαχειριστή να δημιουργήσει και να διατηρήσει έναν ειδικό σύνδεσμο με κάθε μέλος της εικονικής ομάδας:
- επικοινωνεί ατομικά και τακτικά με όλους,
- επικοινωνείτε τακτικά με κάθε εργαζόμενο για να κάνετε απολογισμό των τρεχόντων έργων και αναθέσεων, αλλά και να ανταλλάσσετε πιο ανεπίσημα,
- προσφέρετε τακτικές βιντεοκλήσεις προκειμένου να εξανθρωπίσετε τη σχέση,
- δώστε και ζητήστε σχόλια,
- και τα λοιπά.
Δημιουργήστε μια εικονική ναύλωση ομάδας
Δημιουργήστε ένα έγγραφο που καθορίζει σαφώς την ομάδα και τους κανόνες λειτουργίας της:
- σκοπός της ομάδας,
- εικονική ομάδα ορισμού ,
- παρουσίαση των μελών : ταυτότητα, ρόλοι, ευθύνες, στοιχεία επικοινωνίας, τόπος κατοικίας κ.λπ.
- κανόνες λειτουργίας : οργάνωση εργασίας, διαδικασία επικοινωνίας, ανταλλαγή πληροφοριών και διαδικασία διαχείρισης έργου, προγραμματισμός επίσημων και ανεπίσημων συναντήσεων κ.λπ.
- καθορισμός στόχων : μέσα που διατίθενται, αναμενόμενα αποτελέσματα, δείκτες που χρησιμοποιούνται κ.λπ.
Αυτό το έγγραφο μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως υποστήριξη για κάθε νεοεισερχόμενο στην ομάδα.
Καθορίστε τυποποιημένες και ευέλικτες διαδικασίες εργασίας
Εργαλεία, οργάνωση εργασίας, διαδικασία, επικοινωνία, εξοπλισμός και μερικές φορές έπιπλα και εργασιακό περιβάλλον είναι στοιχεία που μπορεί να επιβληθούν στους εργαζομένους. Αφενός για τη διευκόλυνση της εργασίας και των ανταλλαγών. Από την άλλη πλευρά, να καλλιεργήσουμε το αίσθημα του ανήκειν στην ίδια ομάδα.
Η τυποποίηση αφήνοντας επαρκή αυτονομία και ελευθερία στους εργαζομένους αποτελεί εγγύηση εμπιστοσύνης και συνέπειας. Όλοι υπόκεινται στους ίδιους κανόνες.
Αυτή η συνέπεια του διευθυντή απέναντι σε όλα τα μέλη της ομάδας του επιτρέπει καλύτερη απόδοση και αποφεύγει παρεξηγήσεις και άλλους παρακινητικούς παράγοντες.
Καθορίστε τις χρονικές θέσεις σύνδεσης
Βεβαιωθείτε ότι μεταξύ των ωρών εργασίας των συνεργατών, ορισμένες χρονικές περίοδοι συμπίπτουν, ιδίως όταν τα μέλη της ομάδας εργάζονται από μέρη με διαφορετικές ζώνες ώρας. Ο διευθυντής μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις στιγμές για να οργανώσει ανταλλαγές μεταξύ όλων των μελών της ομάδας ή / και να επικοινωνήσει με ολόκληρη την ομάδα.
Συνιστάται να έχουν την πλειοψηφία των εργαζομένων που εργάζονται ταυτόχρονα σε ένα εύρος 3 έως 4 ωρών την ημέρα τουλάχιστον. Ακόμη και αν δεν απαιτείται ιδιαίτερη ανταλλαγή, αυτή η αρχή καθιστά δυνατό τον ορισμό μιας συγκεκριμένης συμμετοχής στην ίδια ομάδα. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται λιγότερο απομονωμένοι και μπορούν να αλληλεπιδράσουν εάν είναι απαραίτητο.
Επιπλέον, επιτρέπει ταχύτερες και πιο αποτελεσματικές λύσεις προβλημάτων, εάν είναι απαραίτητο.
Δημιουργήστε μια ομαδική ταυτότητα
Οργανώστε τακτικές εκδηλώσεις οικοδόμησης ομάδας όπου όλα τα μέλη της εικονικής ομάδας θα είναι φυσικά παρόντες. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό για οποιονδήποτε λόγο, οργανώστε προκλήσεις ή εντελώς άτυπες βιντεοκλήσεις κατά τις οποίες τα μέλη της ομάδας μπορούν να γνωριστούν καλύτερα. Μπορεί να είναι ενδιαφέρον να προγραμματίζετε τακτικές ανταλλαγές εκτός εργασίας.
- Δημιουργήστε έναν ίδιο χώρο εργασίας για όλους (υλικό, λογισμικό, εφαρμογές κ.λπ.),
- Συμμετέχετε όσο το δυνατόν περισσότερο οι εργαζόμενοι στον καθορισμό των διαφόρων πρωτοκόλλων
Δημιουργήστε μια εικονική μηχανή καφέ
Στο γραφείο, υπάρχουν πολλές ευκαιρίες να συζητήσετε και να γνωρίσετε καλύτερα τους συναδέλφους σας, να δημιουργήσετε σταθερές σχέσεις εργασίας: χαιρετισμούς, διαλείμματα, καφετιέρα, συναντήσεις, πάρτι γενεθλίων κ.λπ. Όταν η ομάδα είναι γεωγραφικά διασκορπισμένη, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν ευκαιρίες για να γίνει το ίδιο παρά την απόσταση.
Τα άμεσα μηνύματα, προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή και από όλα τα μέλη της ομάδας, μπορούν να επιτρέψουν τόσο μη επαγγελματικές όσο και επαγγελματικές ανταλλαγές, διατηρώντας τον ίδιο «ελαφρύ» τόνο που θα χρησιμοποιούσαμε αν μοιραζόμασταν το ίδιο γραφείο. Οι εργαζόμενοι θα μπορούν, για παράδειγμα, να γιορτάσουν τα γενέθλια ή οποιαδήποτε άλλη σημαντική ημερομηνία που αφορά τους συναδέλφους τους, να μοιραστούν τα σχέδιά τους για το Σαββατοκύριακο ή ακόμη και να μοιραστούν τις εμπειρίες / ανακαλύψεις / χόμπι τους.
Ενθαρρύνετε την προσωπική επαφή και τις διαπροσωπικές ανταλλαγές μεταξύ των μελών της ομάδας.
Αναγνωρίστε και επιβραβεύστε το έργο που έχει γίνει
Για να διατηρήσετε το κίνητρο και τη δέσμευση, επιβραβεύστε την καλή δουλειά. Mayσως είναι σκόπιμο να τεθούν προκλήσεις οι οποίες, αν κερδηθούν, θα δώσουν ανταμοιβή: εκτέλεση συγκεκριμένου αριθμού έργων, επίτευξη καθορισμένου κύκλου εργασιών, επικύρωση νέων δεξιοτήτων, απόκτηση νέας τεχνογνωσίας κ.λπ. Αυτές οι ανταμοιβές μπορεί να είναι διαφορετικών τύπων: μπόνους, νέες ευθύνες, προσκλήσεις σε μια συγκεκριμένη εκδήλωση, δώρα κ.λπ.
Μια τέτοια προσέγγιση όχι μόνο επιτρέπει τη διατήρηση των κινήτρων σε υψηλό επίπεδο, αλλά επιτρέπει επίσης σε κάθε εργαζόμενο να αισθάνεται μέρος μιας πραγματικής ομάδας.
- Ορίστε SMART στόχους,
- Προωθήστε το ρόλο όλων στην ομάδα,
- Γιορτάστε τις επιτυχίες,
- και τα λοιπά.
Αυτό το αρχείο αναφέρεται στα: Να είσαι καλός διαχειριστής: πρακτικές και εργαλεία - Πώς να διαχειριστείς μια ομάδα;
