Διοίκηση: δημιουργία συναίνεσης με τους υπαλλήλους του

Κατά τη διαχείριση μιας ομάδας ανθρώπων, μερικές φορές είναι δύσκολο να πείσουμε όλους να συμφωνήσουν, να βρουν κοινό έδαφος για ένα συγκεκριμένο έργο, μια απόφαση που πρέπει να ληφθεί κ.λπ. Ωστόσο, η συναίνεση είναι απαραίτητη για τη σωστή λειτουργία μιας ομάδας.

Τι είναι συναίνεση;

Αυτή είναι η διαδικασία της αποδοχής της πλειοψηφίας από μια ομάδα ανθρώπων που συγκεντρώνονται για να σκεφτούν ένα συγκεκριμένο θέμα. Στην επιχείρηση, για τον διευθυντή, είναι ένα ζήτημα να συγκεντρωθούν οι συνεργάτες του σχετικά με τη λήψη αποφάσεων, την ανάπτυξη μιας στρατηγικής, την υλοποίηση ενός έργου κ.λπ. - διαίρεση της ομάδας στην αρχή - και στο οποίο, μετά από συζήτηση, η ομάδα συμφωνεί.

Η οικοδόμηση συναίνεσης συνεπάγεται συνεπώς την ακρόαση κάθε άποψης, όσο διαφορετική και αν είναι από τις άλλες, την αξιολόγησή της, την υποβολή κριτικής - εποικοδομητικά - και την από κοινού λήψη απόφασης για ένα αποτέλεσμα αποδεκτό από καθένα από τα εμπλεκόμενα μέρη. Το συμπέρασμα που προκύπτει από τη διαδικασία συναίνεσης δεν είναι επομένως τέλειο στα μάτια όλων, αλλά αποδεκτό και αποδεκτό από όλους. Η αποδοχή είναι ότι αυτή η λύση / απόφαση / ιδέα θα οδηγήσει την ομάδα μπροστά, ακόμα κι αν δεν συμφωνούν όλα τα μέλη της ίδιας ομάδας σε όλες τις πτυχές.

Έτσι προκύπτει ότι συναίνεση δεν είναι :

• μια αυταρχική ή επιβαλλόμενη ιεραρχική απόφαση
• μια τέλεια λύση / ιδέα / απόφαση
• λύση / ιδέα / απόφαση ομόφωνη μεταξύ των συμμετεχόντων
• ψήφο πλειοψηφίας ή προτίμησης
• λύση που ικανοποιεί τα κριτήρια προτεραιότητας ορισμένων κυρίαρχων συμμετεχόντων

Η συναίνεση δεν προκαλεί τη συνολική υποστήριξη κάθε μέλους της ομάδας ως προς την απόφαση / λύση / ιδέα που υιοθετήθηκε.

Στην ιδανική περίπτωση, δεν πρόκειται ούτε για την επιλογή της χειρότερης από τις προτάσεις, αλλά για το πώς η ομάδα πρέπει να σκεφτεί εποικοδομητικά μέχρι να συμφωνηθεί και να γίνει αποδεκτή από όλους μια αποδεκτή λύση.

Γιατί η συναίνεση είναι ενδιαφέρουσα;

Μέσα σε μια ομάδα, η συνεργασία δεν μπορεί να γίνει αποτελεσματικά χωρίς συναίνεση. Για τον διαχειριστή, αυτό επιτρέπει, μεταξύ άλλων:

• ενθαρρύνουν την ανοχή, τον συλλογικό προβληματισμό και τη δημιουργικότητα : αναδείξτε καινοτόμες ιδέες / λύσεις από διαφορετικές απόψεις - συλλογική νοημοσύνη.
• διευκολύνει τη συνεργασία και την ανταλλαγή : εξερευνήστε όλες τις δυνατότητες για να συμφωνήσετε σε μια λύση που συγκεντρώνει τη μέγιστη δέσμευση μεταξύ των συμμετεχόντων.
• εμπλέκονται περισσότερο : οι εργαζόμενοι, που καλούνται να δώσουν τη γνώμη τους κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και συμμετέχουν στη λήψη αποφάσεων, αισθάνονται ότι ακούγονται και είναι πιο διατεθειμένοι να αναλάβουν την κυριότητα των διαφόρων έργων και να τα υπερασπιστούν. Δίνουν νόημα στο έργο τους.

Πώς να οικοδομήσουμε συναίνεση;

Μια τέτοια προσέγγιση επιτρέπει την περιήγηση στις διαφορετικές απόψεις, δυνατότητες / διάφορες λύσεις και ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες να ακούσουν και να προβληματιστούν σχετικά με τις αποκλίνουσες απόψεις τους. Αρκεί να υλοποιηθεί με δομημένο και εποικοδομητικό τρόπο.

1. Διατυπώστε με ακρίβεια τον στόχο

   Το πρώτο βήμα είναι να καθορίσουμε και να πούμε με σαφήνεια και ακρίβεια τον στόχο της συνάντησης:

   • υπενθυμίζει τους λόγους της συνάντησης, αντικαθιστά εν συντομία το πλαίσιο,
   • διατυπώνει τις προσδοκίες που σχετίζονται με τη συνάντηση,
   • κοινοποιούν σχετικές πληροφορίες,
   • κάντε τις βασικές ερωτήσεις.

2. Εξερευνήστε τα διαφορετικά κομμάτια και απόψεις

   Έπειτα έρχεται η ώρα να εξερευνήσουμε λύσεις / ιδέες … Ο καθένας πρέπει να μπορεί να εκφράζεται ελεύθερα και να ακούγεται από όλους. Η ιδέα εδώ είναι να συλλέξουμε όλα τα θέματα, τις απόψεις καθώς και τις προτάσεις / ιδέες / λύσεις για το θέμα:

   • ακούστε τις διαφορετικές απόψεις, τις προκλήσεις του καθενός,
   • καταιγισμός ιδεών γύρω από το κεντρικό ερώτημα,
   • απαριθμήστε τις προτάσεις,
   • σημειώστε τα σημεία συμφωνίας και διαφωνίας για κάθε πρόταση,
   • καταρτίστε μια λίστα με τις πιο δημοφιλείς προτάσεις.

3. Εξερευνήστε αναδυόμενες λύσεις

   Στη συνέχεια, πρόκειται για σύνθεση και συζήτηση γύρω από τις πιο αποδεκτές προτάσεις και συγκέντρωση των περισσότερων κριτηρίων που ανταποκρίνονται στις προσδοκίες όλων. Έτσι, για κάθε πρόταση στη λίστα επιλογής:

   • σημειώστε τα σημεία πρόσφυσης και απόκλισης,
   • να καταρτίσει μια πρόταση που αποτελείται από σημεία πρόσφυσης και διαδρομές για την επίλυση των διαφορών
   • εμπλέκει την ομάδα στην αναζήτηση μιας πρότασης που απαντά στα βασικά στοιχεία και λύνει όσο το δυνατόν περισσότερα προβλήματα
   • συνδυάζουν αποκλίνουσες προτάσεις για την εξεύρεση λύσης

4. Διευκρινίστε την πρόταση συγκεντρώνοντας τη μεγαλύτερη υποστήριξη

   Το επόμενο βήμα είναι να σχεδιάσουμε με μεγαλύτερη ακρίβεια την πρόταση που φαίνεται να ξεχωρίζει και να την τελειοποιεί όσο το δυνατόν περισσότερο:

   • δηλώστε τη λύση που κερδίζει τη μεγαλύτερη υποστήριξη από την ομάδα
   • βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν δηλώσει με σαφήνεια τα σχετικά θέματα τους
   • επιδιώξτε να βελτιώσετε όλες τις πτυχές, συμπεριλαμβανομένων των υπολοίπων σημείων απόκλισης - προσπαθήστε να τις επιλύσετε ικανοποιώντας τις ανάγκες των ενδιαφερομένων
   • δώστε σε όλους μια περίοδο προβληματισμού εάν η απόφαση είναι στρατηγική ή σύνθετη

5. Υποβάλετε την απόφαση στην ομάδα

   Μόλις τελειώσουν οι προβληματισμοί και οι συζητήσεις, είναι καιρός να υποβάλουμε την πρόταση στην ομάδα προκειμένου να επικυρώσουμε την απόφαση και να προχωρήσουμε:

   • διατυπώστε την επιλεγμένη λύση και υποβάλετε την για έγκριση
   • να διασφαλιστεί ότι όλοι έχουν κατανοήσει σωστά και ότι όλα τα σημεία απόκλισης έχουν συζητηθεί και εργαστεί
   • συλλέξτε διαφωνίες που μπορεί να είναι τριών τύπων:
     • κρατήσεις : ο συμμετέχων δεν πείθεται από την πρόταση, αλλά θα είναι ικανοποιημένος με αυτήν και θα εμπλακεί στην εφαρμογή της
     • απόσυρση : ο συμμετέχων δεν επικυρώνει την απόφαση για διάφορους λόγους - έλλειψη χρόνου, πλήρης διαφωνία με την πρόταση κ.λπ. - αλλά δεν θέλει να εμποδίσει την ομάδα να προχωρήσει. Αφήνει να ληφθεί η απόφαση, αλλά δεν θα εμπλακεί στην εφαρμογή της.
     • μπλοκάρισμα : ο συμμετέχων δεν εγγράφεται καθόλου στην πρόταση, δεν επιθυμεί να την δει να υλοποιείται και ζητά την αναζήτηση νέας πρότασης. Η ομάδα θα πρέπει είτε να αποδεχτεί το μπλοκάρισμα και να βρει μια νέα πρόταση είτε να λύσει τα σημεία που εμποδίζουν τη συναίνεση.

   Θα θεωρηθεί ότι υπάρχει συναίνεση όταν υπάρχουν λίγες κρατήσεις ή / και αναλήψεις και δεν υπάρχουν μπλοκαρίσματα. Η πρόταση μπορεί να εφαρμοστεί.

6. Καθορίστε ένα σχέδιο δράσης

   Το τελευταίο βήμα είναι η εφαρμογή της πρότασης που προκύπτει από τη συναίνεση: ποιος θα κάνει τι, πώς, πότε: κατασκευάσει το σχέδιο δράσης που αντιστοιχεί στην απόφαση.

Οι διαχειριστικές ιδιότητες που είναι απαραίτητες για την επίτευξη συναίνεσης

Για τον διευθυντή, το ζήτημα είναι να έχει ορισμένες προσωπικές δεξιότητες, μια ελάχιστη τεχνογνωσία και, όπως πάντα, μια καλή δόση κοινής λογικής, προκειμένου να ελπίζει να επιτύχει την καλύτερη δυνατή συναίνεση από την ομάδα του:

• Υγρή επικοινωνία : διατυπώστε τους στόχους με ακρίβεια, επαναδιατυπώστε τις προτάσεις, ακούστε πέρα ​​από τις λέξεις, συνθέστε κ.λπ.
• Ηγεσία : να γνωρίζουμε πώς να επηρεάζουμε εποικοδομητικά, να δίνουμε προτεραιότητες, να δίνουμε προτεραιότητες, να διαπραγματευόμαστε …
• Εκδήλωση συνάντησης : αρθρώνουν / διευκολύνουν τις συζητήσεις, διανέμουν ομιλίες, διασφαλίζουν ότι ο καθένας εκφράζεται ελεύθερα, ελέγχει τους χρόνους ομιλίας, διατηρεί τις συζητήσεις στο σωστό δρόμο χωρίς να παραβλέπει το αντικειμενικό σύνολο κ.λπ.
• Μεσολάβηση : βεβαιωθείτε ότι οι συζητήσεις είναι εποικοδομητικές, καθυστερήστε, ακούστε τις διαφορές απόψεων χωρίς να κρίνετε τους ανθρώπους, ζητήστε από όλους να ακούσουν και να λάβουν υπόψη τις αντίθετες απόψεις …

Αυτό το αρχείο αναφέρεται σε: Συμμετοχική διαχείριση: συλλογική ευφυΐα στην υπηρεσία του οργανισμού - Εργαλεία υποστήριξης αποφάσεων: γνώση και χρήση - Λήψη αποφάσεων: διαδικασίες και παγίδες προς αποφυγή