Οι καθυστερήσεις στη δουλειά ή στις συναντήσεις είναι συνηθισμένες, ωστόσο, είναι ευθύνη του διευθυντή να αναλάβει δράση έτσι ώστε αυτή η κακή συνήθεια να μην κλιμακωθεί και να καταλήξει να υπονομεύσει την αποτελεσματικότητα μιας ολόκληρης ομάδας.
Καθυστερημένος υπάλληλος, πότε να αντιδράσω;
Χαμένα κλειδιά, μποτιλιάρισμα, πρόβλημα στις δημόσιες συγκοινωνίες, κακές καιρικές συνθήκες, παρατεταμένη τηλεφωνική συνομιλία, επείγουσα αντιμετώπιση… Όλοι αργήσαμε μια μέρα για το γραφείο ή για κάποια συνάντηση, παρά την καλή μας θέληση.
Αντιμέτωπος με έναν υπάλληλο που καθυστερεί μία ή δύο φορές, είναι σημαντικό για τον διευθυντή να δείξει κατανόηση και ελάχιστη ανθρωπιά αυτές τις στιγμές.
Ωστόσο, αν η άφιξη αργά γίνει συνήθεια, είναι καιρός να αναλάβετε δράση. Επειδή ένας αργοπορημένος μπορεί να έχει ορισμένες αρνητικές επιπτώσεις σε μια ομάδα ή ακόμη και σε ολόκληρη την εταιρεία:
- αποδιοργάνωση,
- μείωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας,
- επιδείνωση του εργασιακού περιβάλλοντος,
- εντάσεις, συγκρούσεις μέσα στην ομάδα, υπηρεσία,
- και τα λοιπά.
Πώς να αντιδράσετε;
Όταν οι καθυστερήσεις γίνονται κανονικές, ακόμη και καθημερινές, ο διευθυντής πρέπει να παρέμβει προτού η κατάσταση του ξεφύγει εντελώς και τα πράγματα κλιμακωθούν.
-
Να έχετε σαφή πολιτική σχετικά με τις καθυστερήσεις
Το πρώτο βήμα είναι να έχουμε έναν σαφή και καθιερωμένο λόγο και πολιτική σχετικά με τις καθυστερήσεις. Εάν τίποτα δεν ορίζεται πουθενά, οι εργαζόμενοι μπορούν να πάρουν το ελεύθερο - μερικές φορές ευχαρίστηση - να φτάσουν όταν θέλουν. Or τουλάχιστον μην ανησυχείτε πολύ για την ακρίβεια γενικά.
Πάνω απ 'όλα, η αποφυγή πρόωρων καθυστερήσεων συνεπάγεται το παράδειγμα. Ο διευθυντής που θέλει να δει τους υπαλλήλους του εγκαίρως στη δουλειά ή σε μια συνάντηση θα κάνει τιμητικό να είναι ο ίδιος ακριβής.
Επιπλέον, η εταιρεία πρέπει να έχει σαφή επικοινωνία σχετικά με το θέμα:
- εμφάνιση γενικών ωρών εργασίας,
- να ορίζουν επακριβώς στη σύμβαση εργασίας των εργαζομένων τις ημέρες και ώρες για την έναρξη και το τέλος της ημέρας,
- αναφέρετε τις κυρώσεις σε περίπτωση μη συμμόρφωσης - αδικαιολόγητων - αυτών των χρόνων,
- καθορίζει τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται σε περίπτωση καθυστέρησης,
- εξηγήστε τον έλεγχο των ωρών εργασίας από την εταιρεία, εάν υπάρχει.
-
Ενημερώστε τον υπάλληλό σας ότι έχετε παρατηρήσει τις καθυστερήσεις τους
Είναι σημαντικό για τον διευθυντή να ενημερώσει τους υπαλλήλους του ότι δεν ξεγελάται και ότι παρατηρεί τις καθυστερήσεις τους. Διαφορετικά, μπορεί να πιστεύουν ότι οι καθυστερήσεις τους περνούν απαρατήρητες ή είναι αποδεκτές.
Για να γίνει αυτό, δεν είναι απαραίτητο να επισημάνετε την καθυστέρησή σας σε έναν υπάλληλο μόλις περάσει από την πόρτα. Είναι καλύτερα να είμαστε πιο εποικοδομητικοί.
Για παράδειγμα, ο χαιρετισμός όλων των υπαλλήλων του το πρωί είναι μια συνήθεια που επιτρέπει στον διευθυντή να περιηγηθεί στα στρατεύματά του - και έτσι να μάθει για τυχόν απουσίες ή καθυστερήσεις - και στους υπαλλήλους να γνωρίζουν απόλυτα ότι ο διευθυντής τους γνωρίζει τις απουσίες τους.
Μια άλλη συμβουλή είναι να περπατήσετε από το γραφείο του αργοπορημένου υπαλλήλου όταν φτάσουν. Έτσι θα συνειδητοποιήσει ασυνείδητα ότι ο διευθυντής του παρατήρησε την καθυστέρησή του και θα είναι πιο προσεκτικός στη συνέχεια.
Σε μια συνάντηση, το απλό γεγονός της διακοπής της παρέμβασής του μέχρι να εγκατασταθεί ο καθυστερημένος είναι αρκετό για να δείξει στον τελευταίο ότι η συμπεριφορά του δεν είναι κατάλληλη.
Συνήθως, η απλή ενημέρωση ενός υπαλλήλου - σαφώς ή με πιο λεπτό τρόπο - ότι έχετε παρατηρήσει μια καθυστέρηση τον οδηγεί να δώσει μεγαλύτερη προσοχή στο μέλλον.
-
Καταγράψτε και αναλύστε τις καθυστερήσεις
Όλες οι καθυστερήσεις δεν έχουν ούτε τις ίδιες αιτίες, ούτε την ίδια φύση, ούτε τις ίδιες συνέπειες. Ένας υπάλληλος που φθάνει πάντα 5 ή 10 λεπτά αργά το πρωί, αλλά φεύγει από το γραφείο του το ίδιο αργά - ή και πολύ περισσότερο - δεν είναι θέμα πολιτείας εφόσον δεν είναι σε θέση να απαιτεί άψογη ακρίβεια (εξυπηρέτηση πελατών, υποδοχή , κατάστημα κ.λπ.).
Ένας εργαζόμενος σε "μοναχική" θέση μπορεί να αντέξει οικονομικά να φτάνει αργά κατά καιρούς εάν κάνει τη δουλειά του σωστά και εγκαταλείπει τακτικά το γραφείο αργότερα από το αναμενόμενο. Δεν έχει καμία επίδραση στη δουλειά των άλλων. Αντιστρόφως, ένας υπάλληλος που καθυστερεί σε μια συνάντηση ή έχει αποστολές σε στενή συνεργασία με διάφορους συναδέλφους δεν έχει την πολυτέλεια να καθυστερεί τακτικά. Η συλλογική εργασία θα διαταραχθεί πολύ.
Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να γίνει το απαραίτητο βήμα προς τα πίσω και να αναλυθούν αντικειμενικά οι εν λόγω καθυστερήσεις προκειμένου να δράσουμε κατάλληλα. Δεν πρέπει να εξεταστεί τόσο η καθυστέρηση από μόνη της, όσο περισσότερο οι επιπτώσεις του τελευταίου στη συλλογική εργασία, την ομάδα, την ατμόσφαιρα κ.λπ.
Μόλις αποφασιστεί ότι η καθυστέρηση είναι πραγματικά πρόβλημα, είναι καλή πρακτική για τον διευθυντή να τηρεί αρχείο καταγραφής των διαφόρων καθυστερήσεων που παρατηρούνται. Το τελευταίο θα αποτελέσει ένα συγκεκριμένο και αδιαμφισβήτητο στοιχείο σε περίπτωση σύγκλησης του εκπρόθεσμου υπαλλήλου. Επιπλέον, σε περίπτωση επανειλημμένων καθυστερήσεων που είναι επιβλαβείς για την εταιρεία, αυτό το μητρώο θα υποστηρίξει την απόφαση επιβολής κυρώσεων.
-
Οργανώστε μια συνέντευξη με τον επαναλαμβανόμενο δράστη
Το επόμενο βήμα για τον διευθυντή, αφού καταγραφούν γραπτώς οι καθυστερήσεις του συνεργάτη του, είναι να καλέσει τον καθυστερημένο πρόσωπο με πρόσωπο για να του δώσει εξηγήσεις και να αναδιαμορφώσει τη συμπεριφορά του. Η συνέντευξη πραγματοποιείται, φυσικά, μακριά από τα μάτια και τα αυτιά άλλων εργαζομένων.
Ανάλογα με τις καθυστερήσεις που παρατηρούνται και τις συνέπειές τους, η συνέντευξη μπορεί να είναι περισσότερο ή λιγότερο επίσημη. Ο στόχος δεν είναι να κρίνουμε το άτομο, αλλά τη συμπεριφορά του και να ενεργούμε είτε εποικοδομητικά ώστε να τον κάνουμε να υιοθετήσει μια πιο κατάλληλη συμπεριφορά είτε να εφαρμόσει τις κυρώσεις που προβλέπονται από τον κανονισμό, εάν είναι απαραίτητο.
Είναι προτιμότερο, στο μέτρο του δυνατού και πάντα ανάλογα με τη σοβαρότητα των επιπτώσεων, να αναζητήσουμε να κατανοήσουμε τον λόγο καθυστέρησης. Ο εργαζόμενος μπορεί να περάσει στιγμιαία δύσκολες στιγμές στην προσωπική του ζωή που προκαλούν αυτές τις καθυστερήσεις. Σε αυτή την περίπτωση, η ιδέα είναι να τον βοηθήσετε να πραγματοποιήσει ενέργειες για την επίλυση αυτών των καθυστερήσεων. Ανάλογα με το πλαίσιο και τις αιτίες, αυτές οι ενέργειες μπορεί να είναι πολλαπλές (αναθεώρηση των ωρών εργασίας, ρύθμιση ημερών τηλεργασίας, προσαρμογή του ωραρίου των εργαζομένων κ.λπ.).
-
Ορίστε ένα σχέδιο δράσης
Το τελευταίο βήμα είναι είτε:
- σχεδιάστε μαζί με τον καθυστερημένο επισκέπτη τις κατάλληλες ενέργειες για να διορθώσετε αυτήν τη συμπεριφορά και να αποτρέψετε την επανάληψή της. Παρακολουθήστε και συγχαίρετε τις προσπάθειες, αναθεωρήστε τις ενέργειες που εφαρμόστηκαν ή κυρώστε εάν οι καθυστερήσεις εξακολουθούν.
- εφαρμόστε τις κατάλληλες κυρώσεις: προειδοποίηση κ.λπ.
Αυτό το αρχείο αναφέρεται στα: Να είσαι καλός διαχειριστής: πρακτικές και εργαλεία - Αναδιαμόρφωση ενός υφισταμένου - Διαχείριση δύσκολων προσωπικοτήτων
