Η ανακοίνωση κακών ειδήσεων, όποια και αν είναι, είναι μια επικίνδυνη άσκηση για τον διευθυντή που μπορεί να είναι πολύ άβολος, ειδικά όταν πρέπει να επικοινωνήσει στοιχεία στα οποία δεν εγγράφεται πλήρως.
Διαχείριση και άσχημα νέα
Η διαχειριστική επικοινωνία είναι μια τέχνη που είναι απαραίτητο να κατακτήσουμε όταν πρόκειται για τη διαχείριση μιας ομάδας. Ενώ είναι σχετικά εύκολο να επικοινωνείτε σε ειρηνικές στιγμές και να μεταδίδετε καλά νέα, η άσκηση μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε εφιάλτη όταν πρόκειται για άσχημα νέα.
Μερικές φορές κολλημένος ανάμεσα σε ένα βράχο και ένα σκληρό μέρος, η ανώτατη διοίκηση και οι υπάλληλοί του, ο διευθυντής πρέπει να υπερασπιστεί τα συμφέροντα της εταιρείας, αλλά και αυτά της ομάδας του. Μπορεί να βιώσει ένα έντονο άγχος με τους υπαλλήλους του εάν πρέπει να ανακοινώσει μια είδηση που δεν υποστηρίζει πλήρως, ακόμη και αν κατανοεί τους βασικούς λόγους (περικοπές προϋπολογισμού, απολύσεις κ.λπ.).
Η επικοινωνία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της στάσης του μάνατζερ. Στην πραγματικότητα είναι καθήκον του μάνατζερ να αναλάβει τις ευθύνες του και να επικοινωνήσει εποικοδομητικά με την ομάδα του, σε καλές και κακές στιγμές. Αυτά μπορεί να λάβουν διαφορετικές μορφές και διαφορετικούς βαθμούς σοβαρότητας:
- περικοπές προϋπολογισμού
- άσχημα αποτελέσματα
- μη επικύρωση ενός έργου
- μη ανανέωση σύμβασης
- ποινές καθυστέρησης πληρωμής στον προϋπολογισμό ενός έργου
- άρνηση αύξησης, προαγωγή, μεταφορά, διακοπές επί πληρωμή κ.λπ.
- Προειδοποίηση
- απόλυση
Ανάλογα με το πλαίσιο, την (τις) προσωπικότητα (-ες) μπροστά, την ίδια την ουσία της είδησης και τον βαθμό σπουδαιότητάς της, ο διευθυντής θα διασφαλίσει την αποτελεσματική επικοινωνία, έχοντας κατά νου ότι μιλάει σε ένα άτομο.
Ως εκ τούτου, απαιτείται ακρόαση, καλοσύνη, κοινή λογική και ενσυναίσθηση!
Πώς διαδίδετε τα άσχημα νέα;
Δεν υπάρχει θαυματουργή συνταγή για να κάνετε μια τέτοια ανακοίνωση και να περιμένετε από τους ενδιαφερόμενους υπαλλήλους να αντιδράσουν σαν να μην είχε συμβεί τίποτα. Ανάλογα με το πλαίσιο και το βαθμό σπουδαιότητας των ειδήσεων και αν αφορά ένα άτομο ή ολόκληρη την ομάδα, ο διευθυντής θα πρέπει να προσαρμόσει την παρέμβασή του.
Ωστόσο, μπορούμε να ορίσουμε ένα κοινό πλαίσιο για την προετοιμασία και την ανακοίνωση κακών ειδήσεων.
Προετοιμάστε το μήνυμα και την παρέμβασή σας
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε πριν ανακοινώσετε άσχημα νέα σε έναν ή περισσότερους υπαλλήλους είναι να κατανοήσετε όλα τα μέσα και τα έξω:
- Σε ποιο πλαίσιο ελήφθη η απόφαση σχετικά με αυτήν την είδηση;
- Γιατί ? Ποια είναι η αιτία αυτής της απόφασης; Ποιο ήταν το διακύβευμα;
- Ποιος αποφάσισε; Ποιος συμβουλεύτηκε;
- Αυτή είναι η μόνη πιθανή απόφαση; Ποιες ήταν οι άλλες δυνατότητες;
Είναι σημαντικό για τον διευθυντή να αφιερώσει τον απαραίτητο χρόνο για να κατανοήσει πλήρως τις ειδήσεις, εάν δεν προέρχεται απευθείας από αυτόν, προκειμένου να είναι σε θέση να μεταδώσει τις πληροφορίες με σχετικό και υποθετικό τρόπο και να απαντήσει σε τυχόν ερωτήσεις του συνομιλητή του. Ε
Επιπλέον, είναι επίσης σημαντικό για τον διευθυντή να δομήσει τον τρόπο που ανακοινώνει τα νέα πριν από τη συνάντηση και να προετοιμαστεί για τις διάφορες πιθανές αντιδράσεις.
Είναι σκόπιμο να σκεφτεί την καλύτερη γωνία προσέγγισης, να βρει τις κατάλληλες λέξεις για να συγκεντρωθεί, να προσεγγίσει, να παραδώσει, να εξηγήσει και να μην βλάψει τους συνεργάτες. Θα είναι σε θέση να σκεφτεί τις λέξεις ευπρόσδεκτη στη χρήση. Λέξεις που θα ενημερώσουν τους συνεργάτες από την αρχή της συνέντευξης για το περιεχόμενο της συνάντησης. Ο στόχος είναι να προετοιμαστούν όσο το δυνατόν λιγότερο για την ανακοίνωση.
Ο διευθυντής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ικανότητές του για ενσυναίσθηση και συναισθηματική νοημοσύνη. Προσπαθώντας να μπει στη θέση του συνεργάτη του - του οποίου γνωρίζει τη λειτουργία, θα είναι ευκολότερο για αυτόν να βρει τις σωστές λέξεις.
Επιλέξτε τη σωστή ώρα και το σωστό μέρος
Για να μειώσετε τον αντίκτυπο των κακών ειδήσεων, είναι επίσης σημαντικό να επιλέξετε το σωστό μέρος - ουδέτερο και από περιέργεια - και πότε να το σπάσετε. Και πάλι, ανάλογα με το πλαίσιο, το περιεχόμενο και τον αριθμό των ατόμων που εμπλέκονται, ο διαχειριστής θα επιλέξει την καταλληλότερη λύση.
Ωστόσο, είναι σκόπιμο να μην περιμένετε. Μόλις ληφθεί η απόφαση, είναι σημαντικό να το μεταφέρετε γρήγορα. Όσο περισσότερο χρόνο χρειάζεται ο διευθυντής για να γνωστοποιήσει τα άσχημα νέα, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να το κάνει. Επιπλέον, ο εργαζόμενος δεν πρέπει να το ακούει με οποιοδήποτε άλλο μέσο.
Να είστε άμεσοι ενώ είστε διπλωματικοί
Ο τρόπος με τον οποίο θα ανακοινωθούν τα άσχημα νέα από τον διαχειριστή εξαρτάται από την αντίδραση των συνεργατών του. Η επικοινωνία - λεκτική και μη λεκτική - αποκτά όλη τη σημασία της εδώ, επειδή η παραμικρή χειρονομία ή η μικροέκφραση του προσώπου σε αντίθεση με τις διατυπωμένες λέξεις μπορεί να οδηγήσει σε παρεξήγηση, σε παρερμηνεία του μηνύματος. Ο στόχος είναι να εξαλειφθεί οποιαδήποτε ασάφεια ή αμφιβολία ως προς το περιεχόμενο του μηνύματος που μεταδίδεται.
Ο διευθυντής πρέπει να είναι άμεσος, σαφής, ακριβής, ενώ παραμένει διπλωματικός και ανησυχεί για τον συνομιλητή του. Πρέπει να είναι γνήσιος και ειλικρινής, να μην το παρακάνει ή να φαίνεται ότι είναι υποκριτής. Τα άσχημα νέα είναι δύσκολο να αφομοιωθούν. Δεν χρειάζεται να προσθέσετε περισσότερα με λέξεις ή συμπεριφορές που θα ακούγονταν ψευδείς. Δεν χρειάζεται να μιλήσουμε για τη βροχή ή τον καλό καιρό ή να παρεκκλίνουμε σε ένα θέμα εκτός από τις ειδήσεις.
Βρείτε μια ισορροπία μεταξύ μιας ψυχρής, ανέκφραστης / ασυγκίνητης στάσης κατά την παράδοση των άσχημων ειδήσεων και μιας υπερβολικά ελεεινής στάσης.
Για να εξηγήσει
Μεταδώστε τις ειδήσεις αποφεύγοντας να χτυπήσετε γύρω από τον θάμνο, αλλά μάλλον εξηγώντας με ακρίβεια και επιμένοντας στα γεγονότα το γιατί αυτής της απόφασης καθώς και τη διαδικασία που την οδήγησε. Παρέχετε σαφή και ακριβή στοιχεία.
Είναι σημαντικό ο ενδιαφερόμενος υπάλληλος να είναι σίγουρος ότι η απόφαση αυτή δεν ελήφθη επιπόλαια ή από ιδιοτροπία του διευθυντή του, αλλά με δίκαιο τρόπο, σύμφωνα με ένα πρωτόκολλο που καθορίζεται επακριβώς στους κανονισμούς της εταιρείας.
Ο διευθυντής μπορεί έτσι να εξηγήσει στον υπάλληλό του τους λόγους για αυτά τα νέα, τη διαδικασία που ακολούθησε, τα άτομα που συμβουλεύτηκαν / συμμετείχαν στη λήψη αυτής της απόφασης.
Ο διευθυντής μπορεί να εκφράσει στον συνεργάτη του τη δυσφορία του έναντι της εν λόγω απόφασης εάν δεν προέρχεται πλήρως από αυτόν και ότι δεν τηρεί πλήρως τη διαδικασία, αλλά θα διατηρήσει τις επικρίσεις του ως προς το πρωτόκολλο ή τον τρόπο για την ιεραρχία του. Ο στόχος δεν είναι να απαξιώσει κανέναν έναντι άλλων εργαζομένων - τη διαδικασία που υπάρχει, τη διοίκηση της εταιρείας ή τον εν λόγω εργαζόμενο - και να αναλάβει τις ευθύνες του ως διευθυντή.
Προσέξτε να μην μπείτε σε μια συζήτηση για την ουσία ή τη φύση της απόφασης. Ο τελευταίος θάφτηκε και δεν υπάρχει αμφιβολία εδώ να επιστρέψουμε.
Να αναλάβουν τις ευθύνες τους
Αυτό είναι το ακόλουθο σημείο: πάρτε κουράγιο και με τα δύο χέρια και αναλάβετε την απόφαση, είτε προέρχεται πλήρως από τον εαυτό σας είτε όχι. Ο διευθυντής, αν είναι δυνατόν, θα προτιμήσει να μοιραστεί τα άσχημα νέα προσωπικά. Θα αποφύγει να το στείλει με email ή να αναθέσει αυτό το λεπτό έργο σε τρίτο μέρος.
Ομοίως, μην κρύβεστε πίσω από ένα τρίτο πρόσωπο, κατηγορήστε τους άλλους για την απόφαση. Η στάση του μάνατζερ σημαίνει ότι ξέρει πώς να αναλάβει την ευθύνη για ό, τι συμβαίνει μέσα στην ομάδα του και να πάρει τις σωστές αποφάσεις, είτε αυτές είναι συνώνυμες με καλές ή κακές ειδήσεις για την ομάδα.
Χαιρετιστικές αντιδράσεις / συναισθήματα
Μόλις ανακοινωθούν τα άσχημα νέα, υπάρχει μια καλή πιθανότητα οι εργαζόμενοι να αντιδράσουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, με περισσότερη ή λιγότερη δυναμική. Είναι σημαντικό για τον διευθυντή να αφήσει τον συνομιλητή του να ακούσει και να αντιδράσει, εντός λογικών ορίων, φυσικά.
Ο διευθυντής θα πρέπει να ενεργοποιήσει τις ικανότητές του, ειδικότερα:
- συναισθηματική νοημοσύνη: αποδοχή της αντίδρασης σε άσχημα νέα. Είναι απολύτως φυσιολογικό να αντιδράτε σε άσχημα νέα που δεν περιμένατε.
- ενσυναίσθηση: η τοποθέτηση του εαυτού του στη θέση του συνομιλητή του επιτρέπει στον διευθυντή να κατανοήσει καλύτερα τις αντιδράσεις των συνεργατών του και να τις καλωσορίσει καλύτερα.
- ενεργή ακρόαση: ακρόαση πλήρως των αντιδράσεων - λεκτική και μη λεκτική γλώσσα - και απάντηση στις ερωτήσεις που τίθενται. Οι εργαζόμενοι που επηρεάζονται από τα άσχημα νέα πρέπει / πρέπει να ακουστούν και να ληφθούν υπόψη. Επιπλέον, η συλλογή ανατροφοδότησης για τον τρόπο που κάνει τα πράγματα μπορεί επίσης να είναι εποικοδομητική για τον διευθυντή.
- καλοσύνη: αφήστε χρόνο στους εργαζόμενους να ενσωματώσουν τις ειδήσεις.
Προχωρώντας μπροστά
Εξηγήστε τι θα προκύψει από την απόφαση:
- στάδια μετά την ανακοίνωση των κακών ειδήσεων - ιδίως στο πλαίσιο της απόλυσης ή της αναδιάρθρωσης …
- εφαρμογή νέων οδηγιών ή ανακοινωμένων εναλλακτικών λύσεων: αλλαγή λογισμικού, τροποποίηση διαδικασιών κ.λπ.
- επιλογές που είναι διαθέσιμες στους ενδιαφερόμενους υπαλλήλους - ιδίως κατά την εξαγορά, αναδιάρθρωση, μετεγκατάσταση κ.λπ.
- αλλαγές στην ομάδα: λειτουργία, κατανομή καθηκόντων, αναδιάρθρωση, πρόσληψη νέου υπαλλήλου, αναζήτηση νέων προμηθευτών, αναζήτηση λιγότερο δαπανηρών εναλλακτικών λύσεων κ.λπ.
Μείνετε εποικοδομητικοί
Όποια είδηση και αν ανακοινωθεί, η ομάδα θα πρέπει να συνεχίσει να προχωρά. Επομένως, είναι απαραίτητο για τον διαχειριστή να δημιουργήσει ήδη τις μετα-κακές ειδήσεις και να παρουσιάσει τις μετα-κακές ειδήσεις / αλλαγές.
Πράγματι, είτε πρόκειται για έναν μόνο εργαζόμενο είτε για μια ολόκληρη ομάδα, είναι σημαντικό να παραμείνουμε στην πορεία και να διατηρήσουμε το ηθικό και την αποτελεσματικότητα των στρατευμάτων και της συνοχής στην καλύτερη περίπτωση.
Αυτό το αρχείο αναφέρεται στις: Διαχειριστική επικοινωνία - γνωρίζοντας πώς να στείλετε ένα μήνυμα στην ομάδα σας
