Αυτό το τελευταίο βήμα στη διαδικασία λήψης αποφάσεων είναι ζωτικής σημασίας. Πράγματι, μόλις ληφθεί η απόφαση, ήρθε η ώρα για συγκεκριμένες ενέργειες! Εάν ο διευθυντής είναι τελικά αυτός που αποφασίζει και οι υπάλληλοί του πρέπει να εφαρμόσουν τις αποφάσεις που λαμβάνονται, η εφαρμογή δεν είναι πάντα εύκολη.
Προετοιμαστείτε για την εφαρμογή μιας απόφασης
Λήφθηκε απόφαση. Τώρα είναι η ώρα να το εφαρμόσετε σύμφωνα με το καθορισμένο σχέδιο δράσης.
Συνήθως δεν υπάρχει πρόβλημα - ή πολύ λίγο - εάν όλοι οι εργαζόμενοι έχουν συμμετάσχει στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και αγοράσουν πλήρως - ή σχεδόν - αυτό που έχει αποφασιστεί. Εν ολίγοις, εάν η εφαρμογή της απόφασης έχει προετοιμαστεί προσεκτικά ανάντη.
Ο καλός διευθυντής θα έχει σκεφτεί τότε:
- μοιράζεται το όραμά του,
- οργανώνουν αποτελεσματικά την εργασία,
- διανέμουν ρόλους και αποστολές με σχετικό τρόπο,
- θέτουν ατομικούς και συλλογικούς στόχους,
- υποστηρίζει τους υπαλλήλους του στην αλλαγή,
- και τα λοιπά.
Τα πράγματα γίνονται δύσκολα όταν αυτό δεν συμβαίνει και οι εργαζόμενοι είναι μάλλον ανθεκτικοί στην εν λόγω απόφαση - και στην αλλαγή που προκύπτει. Αυτές οι αντιστάσεις μπορεί να έχουν διάφορες πηγές:
- απόφαση που λαμβάνεται εν αγνοία τους,
- μη εξέταση από τον διευθυντή ερωτήσεων, παρατηρήσεων, απροθυμίας των υπαλλήλων του,
- μικρή ή κακώς εξηγημένη διαδικασία,
- φόβοι για αλλαγή,
- καμία υποστήριξη για τον διαχειριστή καθ 'όλη τη διάρκεια της διαδικασίας,
- και τα λοιπά.
Αυτή η αντίσταση μπορεί να έχει περισσότερο ή λιγότερο επιβλαβείς συνέπειες για την ομάδα, ή ακόμα και για την εταιρεία:
- εμπόδια στην εφαρμογή της απόφασης από τους εργαζόμενους,
- δολιοφθορά έργου,
- επιβράδυνση της προόδου του έργου,
- επιβλαβές εργασιακό περιβάλλον,
- αποχώρηση ορισμένων υπαλλήλων,
- αδυναμία εφαρμογής της απόφασης,
- κακή εταιρική εικόνα
- απώλεια νέων αγορών …
Κάθε εφαρμογή οποιασδήποτε απόφασης έχει αναπόφευκτα επιπτώσεις σε διαφορετικά επίπεδα, άμεσα ή έμμεσα συνδεδεμένα με αυτήν την απόφαση. Επομένως, είναι απαραίτητο για τον προπονητή να προετοιμάσει σωστά την εφαρμογή των αποφάσεων που λαμβάνονται για την καλύτερη διαχείριση αυτής της αλλαγής, είτε είναι μικρή είτε σημαντική για την ομάδα του.
Οι διάφορες φάσεις της διαδικασίας εφαρμογής μιας απόφασης
Προετοιμαστείτε για αλλαγή
Το να αρκείται στην εφαρμογή της απόφασής του χωρίς να λαμβάνει υπόψη τις συνέπειες που προκαλούνται άμεσα ή έμμεσα από αυτήν θα οδηγούσε τον διαχειριστή κατευθείαν στον τοίχο.
Πράγματι, μια απόφαση μπορεί να απαιτήσει τη λήψη άλλων αποφάσεων, να οδηγήσει στην εφαρμογή εναλλακτικών λύσεων, να επηρεάσει άλλες ομάδες ή να αντιμετωπίσει αντίσταση που κανείς δεν θα είχε υποψιαστεί.
Συνιστάται να πραγματοποιήσετε αυτόν τον προβληματισμό ανάντη της εφαρμογής και να προετοιμαστείτε για την αλλαγή από τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Παρουσιάστε το σχέδιο δράσης
Πρόκειται για τη μετάβαση στη φάση λειτουργίας, από την ιδέα στο σκυρόδεμα. Ο ρόλος του διευθυντή εδώ είναι να υιοθετήσει τη σωστή στάση διαχείρισης και να ενημερώσει τους υπαλλήλους του για την απόφαση που ελήφθη, τις διάφορες ενέργειες που πρέπει να γίνουν, τα διάφορα βήματα που είναι απαραίτητα για την εφαρμογή της εν λόγω απόφασης: τι θα γίνει, πότε, από ποιον, γιατί, πώς, με τι σημαίνει.
Η ιδέα εδώ είναι ότι ο καθένας ενσωματώνει πλήρως αυτό που πρέπει να γίνει καθώς και τον ρόλο που θα έχει να παίξει σε αυτό το έργο / αλλαγή.
Είναι επομένως κατάλληλο για τον διευθυντή να αναλύσει σωστά την προσωπικότητα του καθενός από τους συνομιλητές του εκ των προτέρων, προκειμένου να προσαρμόσει τον τρόπο επικοινωνίας του και έτσι να θέσει όλες τις πιθανότητες από την πλευρά του σχετικά με αυτήν την παρουσίαση. Παρέχετε γραπτή υποστήριξη για να συνοδεύσετε την προφορική παρουσίαση, καθώς και εικαστικά για τη συμμετοχή όλων των τύπων προσωπικοτήτων.
Απαντήστε σε ερωτήσεις και αντιρρήσεις
Ο διάλογος είναι απαραίτητος. Ο διευθυντής, σε αυτό το πλαίσιο, πρέπει να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους του να κάνουν ερωτήσεις, να μοιράζονται τους φόβους και τους δισταγμούς τους, να εκφράζουν τη γνώμη τους, να εκφράζουν τα συναισθήματά τους.
Είναι σημαντικό ο διευθυντής να ακούει τις ανησυχίες των υπαλλήλων του και να απαντά σε αυτούς με καθησυχαστικό τρόπο …
Συμμετέχετε στους πρωταγωνιστές
Όσο περισσότερο ο διευθυντής εμπλέκει τους υπαλλήλους του στην εφαρμογή της απόφασής του, τόσο περισσότερο παρακινούνται στην επιτυχία του έργου. Στην ιδανική περίπτωση, ο διευθυντής θα έχει φροντίσει να συμπεριλάβει τους υπαλλήλους του στην εκτέλεση του σχεδίου δράσης.
Παρακολούθηση της προόδου και επιβολή προθεσμιών
Προκειμένου η απόφαση να εφαρμοστεί σωστά και να είναι επιτυχής, ο διευθυντής θα πρέπει να παρακολουθεί τακτικά την πρόοδο όλων, να διασφαλίζει ότι τηρούνται οι προθεσμίες, να προβλέπει απρόβλεπτα γεγονότα κ.λπ.
Περιγραφή της διαδικασίας
Αυτό το τελευταίο σημείο συχνά υποτιμάται από τους διαχειριστές. Ωστόσο, μια ενημέρωση μετά την έκδοση μιας απόφασης - ή After Action Review στα Αγγλικά - καθιστά δυνατή την αποτίμηση του τρόπου με τον οποίο πραγματοποιήθηκαν τα πράγματα και, ως εκ τούτου, μάθηση για τις επόμενες αποφάσεις.
Μια ενημέρωση μετά τη δράση σας επιτρέπει να αξιοποιήσετε την εμπειρία για να βελτιώνετε συνεχώς και να μεγιστοποιείτε τη συνοχή της ομάδας.
Απαιτούνται διαχειριστικές δεξιότητες
Για να επιβάλει την απόφασή του, ο λειτουργικός διευθυντής πρέπει να έχει ορισμένες συγκεκριμένες διαχειριστικές ιδιότητες.
Ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας
Η διοικητική επικοινωνία είναι ένας πυλώνας διαχειριστικών πρακτικών. Επιτρέπει στον διαχειριστή να ενημερώνει, να μοιράζεται πληροφορίες, να καθορίζει επακριβώς εργασίες κ.λπ.
Στο πλαίσιο της εφαρμογής μιας απόφασης, η καλή επικοινωνία περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων:
- Προσαρμόστε τον τρόπο επικοινωνίας σας στους συνομιλητές σας: τόνος, λεξιλόγιο που χρησιμοποιείται, συναφή οπτικά, ακριβές, σαφές και περιεκτικό γραπτό υλικό.
- κυριαρχεί τη μη λεκτική γλώσσα για να μεταφέρει καλύτερα τα μηνύματα και να διασφαλίζει ότι είναι καλά ενσωματωμένα, αλλά και να εντοπίζει τυχόν απροθυμία, παρεξηγήσεις κ.λπ.
- καθοδήγηση μιας συνάντησης: κατάλληλο στυλ διευκόλυνσης, κατάλληλη μορφή συνάντησης, σαφής ατζέντα, συγκεκριμένοι στόχοι κ.λπ.
Ενεργή ακρόαση
Αναπόσπαστο μέρος του ρόλου του διευθυντή, η πλήρης και ενεργή ακρόαση είναι απαραίτητη για να ακουστεί.
Η ενεργή ακρόαση είναι:
- ακοή πέρα από λέξεις, αποκωδικοποίηση μη λεκτικής γλώσσας, αμφισβήτηση, αναδιατύπωση για να διασφαλιστεί ότι ένα στοιχείο είναι σωστά κατανοητό,
- βάλτε τον εαυτό σας στη θέση των συνομιλητών σας για να κατανοήσετε καλύτερα τις αντιδράσεις και τις απόψεις τους,
- δείξτε ενσυναίσθηση και καλοσύνη,
- αλληλεπιδρούν έξυπνα,
- ενίσχυση της συλλογικής ευφυΐας
Ηγεσία και δύναμη πεποίθησης
Ένα συγκεκριμένο χάρισμα είναι απαραίτητο για να ελπίζουμε στην επιτυχία στην εφαρμογή των αποφάσεών του. Ο καλός διευθυντής θα διασφαλίσει έτσι:
- να αποτελέσει παράδειγμα και κινητήρια δύναμη για τους υπαλλήλους του,
- να είστε διεκδικητικοί ενώ είστε ευέλικτοι,
- να μπορεί να πείσει γρήγορα,
- ξέρουν πώς να διαπραγματεύονται, να χτίζουν συναίνεση,
- εξηγεί τις αποφάσεις του …
Δυνατότητα υποστήριξης της αλλαγής
Η γνώση και η γνώση του τρόπου διαχείρισης των διαφορετικών σταδίων μιας αλλαγής είναι ένα ουσιαστικό πλεονέκτημα για τον λειτουργικό διευθυντή, ο οποίος πρέπει επομένως να είναι σε θέση:
- να αναλύσει τις επιπτώσεις μιας απόφασης,
- εξετάζουμε τις δυνάμεις και τα φρένα που υπάρχουν,
- να δημιουργούν σχέσεις αιτίου -αποτελέσματος για την αποτελεσματική διατύπωση του σχεδίου δράσης,
- αναμένουμε αντίσταση για να το ξεπεράσουμε καλύτερα,
- καθησυχάστε τους εργαζόμενους
- παρακινήστε την ομάδα σας δίνοντας έμφαση στα δυνατά σημεία της απόφασης μόλις εφαρμοστεί,
- δείξτε ευελιξία να προχωρήσετε με εποικοδομητικό τρόπο και αποφύγετε να δείξετε την ομάδα σας …
Ικανότητα διαχείρισης συγκρούσεων
Το να γνωρίζετε πώς να εντοπίζετε τις αρχές μιας σύγκρουσης και να ενεργείτε από τις πρώτες εντάσεις είναι απαραίτητο για να οδηγήσετε μια απόφαση στην επιτυχία. Είναι λοιπόν ενδιαφέρον για τον διευθυντή να μπορεί:
- αποκρυπτογραφήστε το μη λεκτικό για να εντοπίσετε τις ανείπωτες, αναδυόμενες εντάσεις και άλλα σημάδια αντίστασης.
- αναλύστε τα ζητήματα: υπερασπιστείτε τα συμφέροντα της ομάδας διατηρώντας παράλληλα τα συμφέροντα κάθε εργαζομένου.
- Εξαλείψτε τις εντάσεις από την αρχή προκειμένου να αποτρέψετε την επιδείνωση της ατμόσφαιρας και να επηρεάσετε αρνητικά την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα της ομάδας.
- διευκόλυνση του διαλόγου: επιτρέψτε σε όλους να εκφράζονται ελεύθερα, να προωθούν την ανοχή, τις διαφορές απόψεων …
Αυτό το αρχείο αναφέρεται στα: Διαχείριση εργαζομένων - Πώς να διαχειριστείτε μια ομάδα; - Λήψη αποφάσεων: διαδικασία και παγίδες προς αποφυγή
